4.246 Verwaltung Jobs

Tätigkeitsprofil:

Der Arbeitsplatz umfasst die Vorzimmertätigkeit für den Minister. In diesem Zusammenhang fallen insbesondere folgende Aufgaben an:

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von internen und externen Terminen, Besprechungen oder Dienstreisen inkl. Anforderung und Erstellung von Terminunterlagen, Versand von Einladungen und Raumbuchungen (auch Videokonferenzen)
• Zusammenstellung von Tages- und Terminmappen des Ministers
• Assistenztätigkeiten wie Terminüberwachung, Bearbeitung der Outlook-Aufgabenliste und Zuordnung sowie Steuerung von Vorgängen in die Abteilungen, einschließlich Bearbeitung von Postfach und Kalender des Ministers
• Telefonische und schriftliche (E-Mail sowie klassische schriftliche) Korrespondenz

Anforderungsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene einschlägige mindestens dreijährige Berufsausbildung, insbesondere zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

oder

• Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst mit mindestens befriedigendem Ergebnis oder erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I
• sehr gute Kenntnisse der IT-Anwendungen (insbesondere MS-Word, MS-Excel, Outlook), sowie im Umgang mit den gängigen Videoplattformen (Videokonferenzen)
• Kenntnisse der Abläufe und Aufgaben in einem Leitungsbüro
• gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Kenntnisse in der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Koordinierungs- und Organisationsgeschick sowie Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
• soziale Kompetenz und Kooperationsfähigkeit
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und hohe Belastbarkeit
• sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (mind. Niveaustufe C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Bereitschaft zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung, ggf. mit Sicherheitsermittlungen, nach Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG).

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