4.819 Verwaltung Jobs

Tätigkeitsprofil:

Ihre Aufgaben sind*:

• Bedarfsfeststellung und Beschaffung von Büroinventar und Arbeitsmittel für die Verwaltung, Kindertagesstätten und Schulen
• Feststellen des Bedarfs an Dienstfahrzeugen, Beschaffung und Zuteilung von Dienstfahrzeugen für die Verwaltung (Fuhrparkverwaltung)
• Bearbeitung von Versicherungsverträgen: Abschluss, Kündigung, Umwandlung, Überprüfung des Versicherungsschutzes
• Mitarbeit bei der Beschaffung und Unterhaltung der schulischen Ausstattung
• Beschaffung und Unterhaltung von Inventargegenständen für Kindertageseinrichtungen und Sportstätten
• Aufbau und Führung einer (digitalen) Verwaltungsbibliothek
• Regelung des Umlaufs und der Ausleihe von Fachzeitschriften, Gesetz- und Verordnungsblättern, Gesetzessammlungen, Dokumentation für Verwaltungszwecke
• Aufbau und Pflege eines (digitalen) Verwaltungsarchivs
• Übernahme, Verwaltung und Pflege von Archivalien
• Aktenordnung, Aktenverwaltung
• Aufbau und Pflege eines zentralen Vertragsmanagementsystems
• Abwesenheits- und Verhinderungsvertretung im Bereich Sitzungsdienst und Sekretariat

* Arbeitsaufgaben nicht abschließend

Anforderungsprofil:

Was erwarten wir von Ihnen:

1. fachliche Voraussetzungen

• eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder
• Abschluss des Beschäftigtenlehrgang I oder
• vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Arbeitsförderung, Sozialversicherungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement) mit fundierten Kenntnissen im Bereich Beschaffung und Archiv

• sicherer Umgang mit MS-Office Standardanwendungen und Standardsoftware
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung (wünschenswert)

2. persönliche Voraussetzungen

• Durchsetzungsvermögen, Motivation, Leistungsfähigkeit und Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsfähigkeit und gutes Konfliktmanagement
• Flexibilität (auch in zeitlicher Hinsicht), Belastbarkeit und Stressresistenz
• eine eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Teilnahme an abendlichen Sitzungen, auch außerhalb der regulären Dienstzeiten
• Mobilität, Kontaktfreudigkeit und ein gutes Maß an Verhandlungsgeschick
• Führerschein Klasse B (in Deutschland anerkannt und gültig) sowie ein Privatfahrzeug mit der Bereitschaft, dieses gegen entsprechende Kostenerstattung für dienstliche Zwecke einzusetzen