Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d)
Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung
Der Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung hat in vielerlei Hinsicht die zentrale Rolle für die städtebauliche Entwicklung der Gesamtstadt. Das Aufgabenspektrum reicht von informellen übergeordneten räumlichen Planungen über alle Ebenen der Bauleitplanung bis hin zu Stadterneuerungs- und Stadtgestaltungsprojekten, Denkmalpflege und Archäologie. Ein Team von über 60 Fachpersonen aus den Gebieten Stadt- und Raumplanung, Geografie, Architektur, Baugeschichte, Archäologie, Verwaltung und Finanzen arbeitet täglich daran, attraktive Rahmenbedingungen für das Leben in Aachen zu schaffen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist die Stelle der Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) des Fachbereichs Stadtentwicklung und Stadtplanung befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und der voraussichtlich anstehenden Elternzeitvertretung in Vollzeit zu besetzen.
Die Funktion ist nach EG 6 TVöD bewertet.
Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten
- Vorbereitung, Organisation und Bewirtung von Besprechungen und Veranstaltungen
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Terminplanung und –koordination, Führen der Wiedervorlagen sowie der Liste der eingehenden zu beratenden Anträge, Kopierarbeiten, Postverteilung und –versendung, Mitarbeit bei der Antrags- und Beschlußkontrolle
- Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen
- Arbeiten im Zeitmanagementsystem sowie im Ratsinformationssystem ALLRIS
- Schreibarbeiten nach Vorlage und Phonodiktat sowie Erstellen von Vordrucken und Serienbriefen mit der Software ProPlanung
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW.
- alternativ eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren, idealerweise zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement / Bürokommunikation.
- ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen und telefonischen Umgang mit Bürger*innen und Mitarbeiter*innen ist für Sie genauso selbstverständlich wie Loyalität und Verschwiegenheit
- Organisationstalent, Flexibilität und eine sorgfältige Arbeitsweise kombinieren Sie mit Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, im Team zu arbeiten
- sicherer Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift
Wünschenswert
- Bereitschaft zur Einarbeitung in das Ratsinformationssystem ALLRIS und ProPlanung
Das bieten wir
- Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.