Mitarbeiter/Sekretär (m/w/d) für das Vorzimmer des Präsidenten
Verwaltung
Tätigkeitsprofil:
In dieser Funktion arbeiten Sie direkt mit dem Präsidenten zusammen und agieren als Schnittstelle zwischen dem Präsidenten und den Kolleginnen und Kollegen der internen Fachreferate sowie externen Partnerinnen und Partnern des Statistischen Landesamtes.
Interessante Aufgaben … mit den folgenden Schwerpunkten:
- Sie unterstützen den Präsidenten in administrativen und repräsentativen Angelegenheiten
- Sie übernehmen selbständig die Büroorganisation im Vorzimmer des Präsidenten, beispielsweise das Annehmen und Weiterleiten von Telefonaten, das Bearbeiten der Post, das Führen von Aktenvorgängen sowie die Termin- und Fristenkontrolle mit Beachten von Wiedervorlagefristen
- Sie sichern einen reibungslosen Informationsfluss zwischen dem Präsidenten und internen sowie externen Stellen und pflegen die erforderlichen Stammdaten
- Sie organisieren eigenständig regelmäßige interne und externe Gremien des Präsidenten, koordinieren die erforderlichen Zuarbeiten und stellen deren Vollständigkeit sicher
- Sie bereiten Gesprächstermine des Präsidenten vor und nach und empfangen und betreuen Gäste
Wir freuen uns auf Ihre Unterstützung!
Anforderungsprofil:
Sie bringen mit (bitte Nachweise beifügen)
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kauffrau/-mann für Büromanagement, staatlich geprüfte/-r Sekretär/-in oder ein sonstiger Abschluss mit Berufserfahrung im genannten Aufgabenbereich
und
- mindestens 2-jährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Assistenz, Kundenservice oder mindestens 2-jährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
und
- gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift als Muttersprachler oder auf dem Qualifizierungsniveau C2