Projektassistenz und das Teilnehmer:innenmanagement (w/m/d)
Bildung und Soziales
Tätigkeitsprofil:
Ihre Aufgaben:
Assistenz der Projektleitung
- Terminkoordination innerhalb des Projektteams
- Buchung von Räumen
- Mitverantwortung für die Einhaltung wichtiger Termine, Abgabefristen und Projektdeadlines
- Vorbereitung des Jour Fixe (Unterlagen, Agenda, Zusammenstellungen)
- Vertretung der Projektleitung bei Veranstaltungen der ESF Regiestelle
Teilnehmer:innenverwaltung
- Vorbereitung und Zusammenstellung aller ESF Unterlagen für neue Teilnehmer:innen (Eintrittsfragebögen)
- Vorbereitung und Versand von Arbeitgeberfreistellungen
- Einholen fehlender Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit
- Pflege und Eingabe der Daten in Z EU S
- Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
- Führung und Aktualisierung aller Teilnehmendenlisten
- Überblick über Teilnehmendenstunden sowie Mitwirkung Kalkulation
Veranstaltungsmanagement
- Versand von E Mail-Einladungen und Erinnerungen
- Anmeldemanagement, Bearbeitung von Stornierungen und Nachmeldungen
- Beantwortung organisatorischer Anfragen
- Kommunikation mit Dozent:innen zu Räumen, Materialien und Abläufen
- Vorbereitung der Räume (Catering, Material, Ausstattung)
- Vorbereitung und Auslage von Handouts, Schildern und Etiketten
- Erstellung von Feedbackbögen
- Aufräumen und Endabnahme der Veranstaltungsräume
Kommunikation, Website und Marketing
- Anlegen und Betreuung von Online Veranstaltungen in Zoom
- Einpflege aller Veranstaltungen in Eveeno
- Pflege der Websiteinhalte (Typo3), inklusive kleiner HTML Anpassungen sowie Verlinkung der Anmeldungen
- Einholen von Fotofreigaben bei Veranstaltungsfotos
- Regelmäßige Websitepflege sowie Kommunikation mit der betreuenden Agentur bei technischen Problemen
- Gestaltung und Versand des IM PULS Newsletters
- Pflege und Aktualisierung der Verteiler
Sonstige Aufgaben
- Pflege von Laufwerken, Dokumenten und Materialien
- Verwaltung projektbezogener E-Mails und Vorlagen
- Auswertung und Aufbereitung der Feedbackbögen
- Zweitprüfung und Freigabe von Rechnungen in Z EU S
- Versand von Honorarverträgen an Dozent:innen
Anforderungsprofil:
- Kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder gleichwertige Qualifikation
- sicherer Umgang bei Terminkoordination sowie mit administrativen Abläufen
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltung
• Kenntnisse der ESF-Richtlinien und Zuwendungsbestimmungen von Vorteil