Sachbearbeiter (m/w/d) für den Bereich „Sitzungsdienst/Öffentlichkeitsarbeit“
Tätigkeitsprofil:
· organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Gemeindevertretung, des Hauptausschusses, der Fachausschüsse sowie der Ortsbeiräte
· Erstellung, Zusammenstellung, Bereitstellung und Versand von Einladungen, Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und Niederschriften unter Beachtung der gesetzlichen, satzungsrechtlichen und geschäftsordnungsrechtlichen Vorgaben
· Pflege des Rats- und Bürgerinformationssystems ALLRIS, einschließlich Sitzungsplanung, Vorlagenverwaltung, Datenpflege und Veröffentlichung der relevanten Sitzungsinformationen
· Protokollführung in Sitzungen sowie Nachbereitung von Ergebnis- und Sitzungsniederschriften
· Mitwirkung bei Beschlussnachverfolgung, Wiedervorlagen, öffentlichen Bekanntmachungen und Abrechnung der Sitzungsgelder
· organisatorische Betreuung der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger sowie Abstimmung mit Fachbereichen, Gremienvorsitzenden, Ortsvorstehern und Verwaltungsspitze
· Mitwirkung bei der digitalen und gegebenenfalls KI-gestützten Protokollierung nach den internen Vorgaben der Gemeinde
· Zuarbeit für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Homepage, Amtsblatt, Newsletter, Social Media, Druckerzeugnisse sowie bei Bedarf Foto- und Videoaufnahmen
· Mitwirkung bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung gemeindlicher Veranstaltungen
· Vertretung des Sekretariats der Bürgermeisterin bei Abwesenheit
Anforderungsprofil:
Erwartete Qualifikationen und Kenntnisse:
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf dem Niveau C1
- sicherer Umgang mit MS Office und modernen Bürokommunikationsmitteln
- Bereitschaft, sich in ALLRIS und weitere Fachverfahren einzuarbeiten
- Kenntnisse kommunalverfassungsrechtlicher Grundlagen oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
- sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Wünschenswert:
- Erfahrungen in einer Kommunalverwaltung oder im öffentlichen Dienst
- Erfahrungen im Sitzungsdienst, in der Gremienarbeit oder in der Arbeit mit Ratsinformationssystemen
- erste Berührungspunkte mit Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsorganisation oder der Pflege digitaler Informationskanäle
- Grundkenntnisse im Datenschutz sowie im Umgang mit öffentlichen Bekanntmachungen und Veröffentlichungen
Ferner erwarten wir:
- Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
- sicheres Auftreten und gute Umgangsformen
- Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
- Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und Terminen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
- Bereitschaft zur regelmäßigen fachlichen Fortbildung
Soziale Kompetenzen:
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- eigenverantwortliche und wirtschaftliche Arbeitsweise
- Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
- serviceorientiertes Auftreten gegenüber Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern, Verwaltung, Öffentlichkeit und Medien