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Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (w/m/d)
Im Internationalen Wissenschaftsforum Heidelberg (IWH) ist ab dem 15.08.2026 oder später die Stelle einer/eines
Beschäftigten im Verwaltungsdienst (w/m/d)
mit einem Beschäftigungsumfang von bis zu 19,75 Stunden/Woche zu besetzen.
Das IWH ist ein wissenschaftliches Institut und das internationale Tagungshaus der Universität Heidelberg. Wir führen etwa 75 Tagungen im Jahr durch. Dabei bieten wir mit unseren Konferenzräumen, Gästezimmern und externen Caterern einen Rundumservice für unsere Veranstalter*innen.
Ihre Aufgaben:
- Finanzverwaltung und Rechnungslegung in Bezug auf Veranstaltungen
- Bearbeitung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Veranstaltungsvorbereitung und -betreuung sowie Nachbereitung
- Betreuung ausländischer Gäste
- Koordination und Verwaltung von studentischen Hilfskräften und Servicemitarbeiter*innen
- Betreuung der IWH-Homepage (Drupal)
Ihr Profil :
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation im kaufmännischen Bereich
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Selbständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
- Kommunikative und interkulturelle Kompetenz sowie Freude am Umgang mit Menschen
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.
Ihre vollständige Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse) richten Sie bitte bis zum 24.07.2026 mit dem Vermerk „Bewerbung Sekretariat“ per E-Mail (in einem PDF-Dokument zusammengefasst) an
iwh@uni-heidelberg.de (mailto:iwh@uni-heidelberg.de) .
Rückfragen sind unter der Telefonnummer 06221 54 3690 möglich.
Näheres über das IWH erfahren Sie auf unserer Homepage unter:
https://www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/iwh/ (https://www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/iwh/) .
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .