Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung
Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland
53 Bonn, Deutschland
vor 1 Woche
Verwaltung
Teilzeit
Tätigkeitsprofil:
- Assistenz der ehrenamtlichen Präsidentin und des hauptamtlichen Geschäftsführers (u.a. Terminmanagement, Sitzungsvorbereitung),
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
- unterschriftsreife Vorbereitung von Korrespondenz nach Vorgaben,
- selbstständige Korrespondenz u.a. mit den Sekretariaten der MWS-Institute,
- Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten und Berichten,
- Pflege der Adressdatenbank und entsprechende Aktualisierung der Homepage,
- Zusammenarbeit mit Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement.
Anforderungsprofil:
Wünschenswert ist eine mit guten bis sehr guten Ergebnissen abgeschlossene einschlägige Ausbildung. Darüber hinaus erwarten wir:
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveau C2, Englisch mindestens Niveau B2),
- Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen,
- sehr gute mündliche und schriftliche, stilsichere Kommunikationsfähigkeit,
- ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz,
- Belastbarkeit, Flexibilität und hohe Lernbereitschaft,
- sehr gutes Organisationsvermögen,
- ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Problemlösungskompetenz,
- sicherer Umgang mit MS Office.
Ein gutes Verständnis bzw. Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Universitätsumfeld sind wünschenswert. Kenntnisse in Typo3 und Adressdatenbanken (z.B. COBRA) sind von Vorteil.