Zweite Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro des Ministers

Tätigkeitsprofil:

Die Aufgabengebiete umfassen im Wesentlichen:

• Wahrnehmung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Professionelles Management des Sekretariats und Bürobetriebs, aktive Unterstützung und Entlastung des Ministers und des Büroleiters, Koordinierung von Vorgängen und Prozessen
• Abwicklung und Bearbeitung von Korrespondenz: Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung, selbstständige Gestaltung von Schriftstücken und Schriftverkehr nach Diktat und Stichworten, Erstellung von E-Mails und Serienbriefen
• Dokumentenverwaltung
• Erledigung von Rechercheaufträgen
• Überwachung der Wiedervorlagen
• Reisekostenabrechnung
• vertretungsweise terminliche Vorbereitung von Konferenzen, Sitzungen, Telefonkonferenzen und sonstigen Veranstaltungen

Anforderungsprofil:

Was wir erwarten:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r; Rechtsanwaltsfachangestellte/r; Fachangestellte/r für Bürokommunikation; Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokauffrau/-mann bzw. ein vergleichbarer Abschluss
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrungen in den oben aufgeführten Aufgabengebieten

• hohe und fehlerfreie Schreibgeschwindigkeit am PC (10-Finger-System)
• sichere Anwendung von MS-Office Produkten (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• vertiefte Kenntnisse zur Aktenablage, Strukturierung und Verfügung von Vorgängen in Dokumentenmanagementsystemen

• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• hohe Leistungsbereitschaft und Flexibilität, auch bei der Lage der Arbeitszeiten
• Fähigkeit zur Teamarbeit und zum selbständigen Arbeiten
• verbindliches, sicheres, freundliches und dem Einsatzgebiet angemessenes Auftreten

Von Vorteil sind:

• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• gute Englischkenntnisse