zwei Bürosachbearbeiterinnen/ Bürosachbearbeiter (w/m/d) in der Referatsgruppe N.I "Vorsorgeplanung im …

Tätigkeitsprofil:

• Büromanagement - Sie übernehmen vielfältige Assistenz- und Büroaufgaben der Referatsgruppe bzw. des Referates, dazu zählen z.B. die Betreuung des Maileingangs und die Bearbeitung allgemeiner Anfragen. Sie erstellen, verwalten und pflegen Dokumente (z. B. Protokolle, Teilnehmerlisten, eigenständige Recherchen). Zusätzlich stellen Sie die ordnungsgemäße Aktenführung unter Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorgaben sicher. Darüber hinaus sind Sie Ansprechperson für interne und externe Partnerinnen und Partner.
• Fristenmanagement - Unterstützung der Aufgabenwahrnehmung der Referate durch Verfolgung von Verfahrensständen, Führung von Frist- und Terminkalendern sowie durch die Erstellung von Synopsen und Übersichten.
• Haushaltsangelegenheiten - Sie wirken mit bei der Verwendung von Bundesmitteln. Sie bearbeiten interne Haushalts- und Beschaffungsangelegenheiten der Referatsgruppe und stimmen sich dazu mit der Zentralabteilung ab.
• Veranstaltungsmanagement – Sie sind mit dem Team verantwortlich für die Planung, Vorbereitung und organisatorische Umsetzung bundesweiter Veranstaltungen wie Tagungen, Seminare und Workshops.

Anforderungsprofil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder in einem vergleichbaren verwaltungsnahen Ausbildungsberuf. Alternativ verfügen Sie über den Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst.
• Sie haben bereits berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können. Idealerweise verfügen Sie über praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst, vorzugsweise in einer Verwaltungstätigkeit sowie in der Bearbeitung und Dokumentation regelgebundener Verwaltungsvorgänge.
• Sie verfügen über sehr gute mündliche und schriftliche deutsche Sprachkenntnisse (C2 gem. GER).
• Sie sind sicher im Umgang mit den MS-Office-Standardprogrammen, insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Sie verfügen über eine strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise und behalten auch bei wechselnden Anforderungen sowie erhöhtem Arbeitsaufkommen den Überblick.
• Sie überzeugen durch einen offenen und freundlichen Kommunikationsstil und arbeiten gerne konstruktiv im Team.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

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