Wissenschaftliche Mitarbeiterin / Wissenschaftlicher Mitarbeiter Exchange Partnership Manager (d/m/w)

Wissenschaftliche Mitarbeiterin/Wissenschaftlicher Mitarbeiter -Research associate
Exchange Partnership Manager (d/m/w)

Werden Sie Teil der RKI-DNA!

Das Robert Koch-Institut - das sind ca. 1.500 Köpfe aus über 52 Nationen mit einem Ziel: Die Gesundheit der Menschen zu schützen. Wir erheben und analysieren Gesundheitsdaten, erkennen Risiken, beraten Politik und Fachwelt und entwickeln neue wissenschaftliche Methoden. Unsere Standorte sind in Berlin, Wildau und Wernigerode.

Unser Team RIO im Fachgebiet ZIG 3 „Notfallvorsorge und Einsatzunterstützung“ freut sich auf Ihre Bewerbung!

Im Rahmen des Vorhabens RIO wird der internationale wissenschaftliche Austausch durch Gastaufenthalte von Mitarbeitenden aus Partnerorganisationen am RKI gestärkt. Ziel von ZIG 3 ist es, hierfür eine gelebte Willkommenskultur und einen professionellen organisatorischen Rahmen zu etablieren, der die Fachgebiete bei Aufnahme und Betreuung internationaler Gäste unterstützt.

Ihre Aufgabe bei uns

• Zentrale Ansprechperson für RKI-Fachgebiete inklusive Koordination und Bearbeitung praktischer Angelegenheiten im Zusammenhang mit Aufenthalten von Gastforschenden
• Leitung des Vorhabens, inklusive der Organisation und Koordination von Arbeitsgruppen und Projektteams mit Ziel Zukunftsfähigkeit und Ausbaufähigkeit für das ganze Haus
• Erarbeitung und Umsetzung einer langfristigen strategischen Planung zur Weiterentwicklung der Betreuung von Gastforschenden und internationalen Gästen des RKI einschließlich Durchführung einer Bedarfsanalyse
• Konzeption, Aufbau und Weiterentwicklung eines Informations-, Beratungs- und Serviceangebots für Gastforschende und internationale Gäste (z. B. Visa, Unterkunft, Bankkonten, Sprachkurse, kulturelle Aktivitäten)
• Oversight Konzeption, Pflege und kontinuierliche Weiterentwicklung von Besuchsleitfäden sowie Musterdokumenten
• Konzeption und Durchführung von Informations- und Einführungsveranstaltungen für Gastforschende
• Planung, Koordination und Betreuung von Besuchsdelegationen sowie Unterstützung bei offiziellen Besuchen
• Identifikation und Implementierung von Automatisierungsprozessen zur Effizienzsteigerung im Bereich der Gastforschenden-Betreuung und Netzwerkpflege
• Beschaffung und Integration digitaler Tools und Systeme zur besseren Gastforschenden-Verwaltung von Anfragen, Bewerbungen und Daten (Beispiel Mobility online )
• Optimierung von internen Prozessen zur Reduktion von administrativem Aufwand und Steigerung der Qualität der Dienstleistungen
• Ausbau und Pflege einer Datenbank zu internationalen Projekten, Partnerschaften und Partnerorganisationen
• Durchführung von regelmäßigen Fortschrittsberichten und Präsentationen gegenüber der Leitungsebene und relevanten Stakeholdern

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Master, Magister oder Diplom) in einer relevanten Disziplin (z.B. Betriebswirtschaft, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften, Projektmanagement, Kommunikationswissenschaften oder verwandte Bereiche) mit internationalem Kontext

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• im Aufbau und der Pflege von internationalen Partnerschaften und in der Netzwerkarbeit
• im Prozess-, Projekt- und Qualitätsmanagement mit Budgetverantwortung
• in der internationalen/interkulturellen Arbeit
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch mind. C1, Englisch mind. C1

Wünschenswert

• Erfahrung in der Betreuung von internationalen Gastforschenden, insbesondere aus Ländern Afrikas
• Arbeitserfahrung im deutschen Behördenkontext
• Arbeitserfahrung in nichtwestlichen Partnerländern
• Erfahrung in der Einwerbung von Drittmitteln
• Arbeitserfahrung in diplomatischen Kontexten

Persönliche Kompetenzen

• Leistungsbereitschaft mit vorausschauendem Handeln in Bezug auf den eigenen Arbeitsbereich
• Organisationsfähigkeit mit Prioritätensetzung auf Grund von Wichtigkeit und Dringlichkeit
• Kommunikationsfähigkeit mit verbindlichem Auftreten und der Schaffung einer positiven Gesprächsatmosphäre
• Serviceorientierung durch schnelle und zuverlässige Bearbeitung von Anfragen
• Kooperations- und Teamfähigkeit sowie vertrauenswürdige und verlässliche Zusammenarbeit
• Netzwerk- und interkulturelle Kompetenz mit der Fähigkeit, Kooperationen mit internen und externen Mitwirkenden zu initiieren und Vorgehensweisen flexibel an unterschiedliche kulturelle Zielgruppen anzupassen

Weitere Voraussetzungen

• Bereitschaft zu Reisen, auch kurzfristig; gesundheitliche Voraussetzungen (Tropentauglichkeit) müssen erfüllt sein

Darauf können Sie sich freuen

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• individuellen Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
• Sportangebote, wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u.v.m.
• Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss
• besondere Absicherung bei Dienstreisen ins Ausland in Bezug auf Sicherheit und medizinische Versorgung

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich über interamt.de (https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1417856) zur StellenID 1417856.

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Nicht der richtige Job für Sie? Hier finden Sie mehr: jobs.rki.de (https://jobs.rki.de/).

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Be a part of the RKI DNA!

The Robert Koch Institute – that's around 1,500 people from over 52 countries with one goal: to protect public health. We collect and analyse health data, identify risks, advise government and experts, and develop new scientific methods. We are based in Berlin, Wildau and Wernigerode.

Our RIO team ‘Support for international scientific exchange’ in the ZIG 3: ‘Preparedness and Operations Support’-unit looks forward to receiving your application!

As part of the RIO project, international scientific exchange is being strengthened through guest visits by employees from partner organisations to the RKI. The aim of ZIG 3 is to establish a welcoming culture and a professional organisational framework that supports the units in receiving and looking after international guests.

Your job:

• Acting as the central point of contact for RKI departments, including the coordination and handling of practical matters relating to the stays of visiting researchers
• Leading the project, including the organisation and coordination of working groups and project teams, with the aim of ensuring the long-term viability and scalability of the initiative for the entire organisation
• Development and implementation of a long-term strategic plan for the further development of support services for visiting researchers and international guests at the RKI, including the conduct of a needs analysis
• Design, establishment and further development of an information, advisory and service offering for visiting researchers and international guests (e.g. visas, accommodation, bank accounts, language courses, cultural activities)
• Overseeing the design, maintenance and continuous development of visitor guidelines and template documents
• Designing and delivering information and induction sessions for visiting researchers
• Planning, coordinating and supporting visiting delegations, as well as providing support during official visits
• Identifying and implementing automation processes to improve efficiency in the area of visiting researcher support and network maintenance
• Procurement and integration of digital tools and systems to improve the management of enquiries, applications and data relating to visiting researchers (e.g. Mobility online)
• Optimisation of internal processes to reduce administrative workload and improve the quality of services
• Development and maintenance of a database on international projects, partnerships and partner organisations
• Preparation of regular progress reports and presentations for senior management and relevant stakeholders

Your professional profile:

Formal requirements

• A completed university degree (Master's, Magister or Diploma) in a relevant discipline (e.g. business administration, economics or social sciences, project management, communication sciences or related fields) with an international context

In the case of foreign educational qualifications, we require a certificate of equivalence with a German qualification.

Skills and experience

• in establishing and maintaining international partnerships and networking
• in process, project and quality management with budget responsibility
• in international/intercultural work
• confident use of common MS Office programmes
• in working with digital document management systems
• language skills (CEFR level): German at least C1, English at least C1

Desirable skills and experience

• Experience in supporting international visiting researchers, particularly those from African countries
• Work experience in the German public sector
• Work experience in non-Western partner countries
• Experience in acquiring third-party funding
• Work experience in diplomatic contexts

Personal skills

• Motivation to perform well and act proactively in relation to one's own area of work
• Organisational skills with the ability to prioritise based on importance and urgency
• Communication skills with a friendly manner and the ability to create a positive atmosphere for discussion
• Service orientation through fast and reliable processing of enquiries
• Ability to cooperate and work in a team, as well as trustworthy and reliable collaboration
• Networking and intercultural skills, with the ability to initiate collaborations with internal and external stakeholders and to adapt approaches flexibly to different cultural target groups

Further requirements

• Willingness to travel, including at short notice; health requirements (suitability for travel to tropical regions) must be met

Benefits

• 30 working days holiday and days off on Christmas Eve and New Year's Eve
• Transparent payment in accordance with the collective agreement incl. annual special payment and regular pay increases
• Flexible working hours with flexitime and part-time options
• Individual training opportunities and a wide range of training courses for personal development
• Sports activities such as yoga, running events, cooperation with fitness studios, and much more
• Parent-child offices in all properties for emergency care
• Deutschlandticket-Job with subsidy
• Special insurance cover for business trips abroad in terms of safety and medical care

Have we sparked your interest?

We look forward to receiving your application documents exclusively via interamt.de (https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1417856) to the job ID 1417856.

We are committed to equal opportunities in employment. We guarantee equality in the workplace by welcoming all people in all dimensions of diversity. With equal qualifications and aptitude, severely disabled persons are given preferential consideration Within the scope of its supervisory powers, the Federal Ministry of Health may examine application documents on a case-by-case basis. Your data will be deleted after the application process has been completed.

Not the right job for you? Find more job opportunities here: jobs.rki.de.