Vorzimmerkraft/Assistenz für Abteilungsleitungen und Unterabteilungsleitungen

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Dienstort Berlin

Vorzimmerkräfte/Assistenzen für verschiedene Büros von Leiterinnen/Leitern im Bereich von Abteilungen und Unterabteilungen.

Das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) ist eine oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland mit Dienstsitzen in Bonn und Berlin. Rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in unterschiedlichen Abteilungen der Forschungs-, Technologie und Raumfahrtpolitik an Themen von A wie Astrophysik bis Z wie Zukunftstechnologien.

Sie sind ein echtes Organisationstalent, haben Freude an Kommunikation und der Strukturierung von Arbeitsabläufen? Dann werden Sie Teil des BMFTR!

Zu den konkreten Einsatzorten zählen beispielsweise die Büros/Vorzimmer der Abteilungsleitungen S „Strategien und Grundsatzfragen“ und des Abteilungsleiters R „Raumfahrt“ beziehungsweise der Unterabteilungsleitungen I1 „Internationale Zusammenarbeit“, R1 „Raumfahrtpolitik; Raumfahrtindustrie“ und R2 „Sicherheit; Grundlagenforschung; Werkstoff- und Mobilitätsinnovationen“. Kurzfristige Änderungen der Einsatzorte können nicht ausgeschlossen werden.

Die Tätigkeiten in diesen Büros sind grundsätzlich ähnlicher Natur. Der wesentliche Unterschied liegt v.a. im Koordinierungsaufwand, der Verantwortung und beispielsweise auch in der Präsenzerwartung. So ist in Büros von Abteilungsleitungen eine regelmäßige Präsenz an vier bis fünf Tagen pro Woche erforderlich; bei Unterabteilungsleitungen sind im Einzelfall abweichende Vereinbarungen möglich.

Ihre Aufgaben

Als Vorzimmerbeschäftigte/-beschäftigter liegt es in ihrer Verantwortung, das Büro und die Termine der jeweiligen Vorgesetzten zu organisieren, zu strukturieren, zu planen und insgesamt einen reibungslosen Ablauf der Büroprozesse und Termine sicherzustellen. Die Übernahme dieser Aufgabe erfordert daher eine regelmäßige wöchentliche Präsenzarbeit wie auch einen bedarfsweisen Einsatz außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit von ca. 08:00 bis 16:30 Uhr.

Zu den konkreten Aufgaben können z.B. zählen:

• Die Sichtung, Bewertung, Bearbeitung und Verwaltung sämtlicher (auch fremdsprachlicher) Korrespondenz (z.B. postalischer Schriftverkehr, elektronischer Schriftverkehr, Anrufe) sowie deren Dokumentation u.a. mit Hilfe der hausinternen Anwendungen (z.B. Outlook, Elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung).
• Die Beantwortung telefonischer und schriftlicher Anfragen und die Erteilung von Auskünften zu Sachständen.
• Die Koordinierung von Terminen (inklusive der Pflege des Terminkalenders) sowie die Überwachung von Fristen und des Schriftverkehrs.
• Die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. einfacher Recherchen und die Erstellung/Zusammenstellung von Terminmappen/Besprechungs- und Sitzungsunterlagen inklusive der Erteilung von Aufträgen an z.B. Fachreferate des Hauses und Einholung von Auskünften und Sachständen.
• Die Erstellung und Pflege von Übersichten und Verzeichnissen (z.B. Adressverzeichnisse, Listen zu Bürgerbriefen und abteilungsrelevanten Vorgängen).
• Die Erstellung von Dokumenten, einfachen Schreiben und Reinschriften.
• Die Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung.
• Der Empfang und die Bewirtung von internen und externen Gästen.

Während Vorzimmerkräfte/Assistenzen im Büro von Unterabteilungsleitungen vorranging für die der jeweiligen Leiterin/dem jeweiligen Leiter unterstehenden Fachreferate zuständig sind, müssen Vorzimmerkräfte/Assistenzen einer Abteilungsleiterin/eines Abteilungsleiters sowohl die der Leiterin/dem Leiter unterstehenden Unterabteilungsleitungen (i.d.R. zwischen zwei und drei) inkl. deren Referate im Blick behalten. Entsprechend ist ein erhöhter Koordinierungs- und Abspracheaufwand erforderlich sowie eine sehr stark ausgeprägte strukturierte Arbeitsweise.

Für beide Positionen setzt die Aufgabenwahrnehmung entsprechend eine gewisse Stressresistenz voraus, die es Ihnen ermöglicht, auch mehrere Aufgaben gleichzeitig zu planen, zu erledigen und in Zeiten hoher Arbeitsbelastung einen kühlen Kopf zu bewahren. Ebenso erforderlich sind ein sicheres und teamorientiertes Auftreten, ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Kommunikationsgeschick), das sichere Beherrschen der deutschen Rechtschreibung und eine gute Allgemeinbildung. Ein Interesse an politischen Themen und dem aktuellen Tagesgeschehen sind wünschenswert; gute englische Sprachkenntnisse vorteilhaft.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation oder zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement in der öffentlichen Verwaltung oder im sonstigen Büro(verwaltungs-)dienst. Alternativ verfügen Sie über eine anderweitige mindestens dreijährige Berufsausbildung, die durch eine mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung als persönliche Assistenz o.ä. ergänzt wird.
• Sie verfügen über eine mindestens einjährige Berufserfahrung im Büroverwaltungsdienst, in Vorzimmern/Sekretariaten oder in Positionen mit vergleichbaren Tätigkeiten wie im o.a. Aufgabenprofil beschrieben. Alternativ überzeugen Sie durch außergewöhnlich gute Leistungen während der Ausbildung in Theorie und Praxis oder sind „Quereinsteiger“ mit überzeugenden Berufserfahrungen, die durch entsprechende Arbeitszeugnisse belegt sind.
• Sie können sicher und effizient mit modernen Büroanwendungen und Technologien umgehen, sind geübt im Umgang mit MS-Office-Anwendungen, können Dokumente erstellen, Daten analysieren und Präsentationen gestalten und sind bereit, neue interne IT-Anwendungen (z.B. hauseigene Datenbanken) zu erlernen.
• Sie gehen an Arbeitsaufträge strukturiert heran, sind flexibel und proaktiv sowie in der Lage, Aufgaben selbständig zu priorisieren und eigeninitiativ zu bearbeiten.
• Sie sind verantwortungsbewusst, zuverlässig und verschwiegen.

Die Bewerbung von Beschäftigten im Beamtenverhältnis können aus Stellengründen leider nicht berücksichtigt werden.

Ihre Vorteile

Wir als Arbeitgeber

Werden Sie jetzt Teil unseres Teams! Wir eröffnen Chancen – für jeden Einzelnen und die gesamte Gesellschaft. Mit Spitzenforschung gestalten wir das Heute und die Zukunft.

Wir fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und sind als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert (weitere Informationen unter www.beruf-und-familie.de). Die Vereinbarung individueller Teilzeitmodelle ist möglich.

Wir leben Gleichstellung, Chancengleichheit, Diversität und Inklusion. Wir sehen sie als Gewinn. Deshalb freuen wir uns über Ihre Bewerbung unabhängig von Alter, Geschlecht, kulturellen oder sozialen Herkunft, geschlechtlichen Orientierung, Identität, Lebensform oder einer Behinderung.

Das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt sieht sich der Inklusion von Menschen mit Behinderung besonders verpflichtet. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung werden sie bevorzugt berücksichtigt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Ihr Bewerbungsprozess

Wir freuen uns über Ihre Online-Bewerbung bis zum 01.03.2026 unter www.interamt.de (http://www.interamt.de) (Stellen-ID: 1405430 ).

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren stehen Ihnen Herr Ziegenhagen (Tel. +493018-57-5076, E-Mail: daniel.ziegenhagen@bmftr.bund.de (mailto:daniel.ziegenhagen@bmftr.bund.de) ) und Frau Hackenberg (Tel.: +493018-57-5126; E-Mail: heike.hackenberg@bmftr.bund.de (mailto:heike.hackenberg@bmftr.bund.de) ) zur Verfügung.