Vorzimmerkraft. (w / m / d) - BMG-2026-026 - Berlin

Tätigkeitsprofil:

Sie organisieren das Vorzimmer der Abteilungsleiterin und sind hierbei Ansprechperson zur Planung von Terminen bei internen und externen Anfragen. Zudem vereinbaren und koordinieren Sie in diesem Rahmen Termine, vermitteln Telefonanrufe, planen und organisieren Termine und Dienstreisen und kümmern sich um die Erstattung der Dienstreisen. Weiter recherchieren und verschaffen Sie terminbezogene Informationen, zum Beispiel zur Anfahrt, der Unterkunft und Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern und stellen bei Bedarf Terminmappen zusammen. Darüber hinaus betreuen Sie eigenständig die Postfächer und leiten den Postein- und den Postausgang weiter, überwachen Termine, pflegen Verteiler und Daten und führen Akten. Sie fertigen einfache Standardschreiben nach Anleitung, arbeiten Korrekturen ein und unterstützen im Bedarfsfall bei der Erstellung von Präsentationen. Bei Besprechungen nehmen Sie Gäste in Empfang und organisieren ggf. Getränke und Catering.

Anforderungsprofil:

Fachliche Anforderungen:

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau / Bürokaufmann, Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte / Notarfachangestellter, mit mindestens befriedigendem Ergebnis,
• von Vorteil sind Erfahrungen in einem Vorzimmer,
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik,
• sehr gute Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich der Bürokommunikation,
• sehr gute Kenntnisse der Informationstechnik des BMG sowie
• gute Kenntnisse der englischen Sprache sind von Vorteil.

Persönliche Anforderungen:

• Bereitschaft und Fähigkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, wenn erforderlich auch in den Abendstunden,
• sehr hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft,
• Zuverlässigkeit, Ordnungssinn, sicheres Auftreten, Verschwiegenheit, Organisations- und Kommunikationstalent,
• Fähigkeit zu selbständiger und strukturierter Aufgabenerledigung,
• verbindliche Umgangsformen und Gewandtheit im schriftlichen und mündlichen Ausdruck sowie
• gute Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit.

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