Vorzimmerkraft (m/w/d) im Leitungsbereich des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) - …

Tätigkeitsprofil:

Die Vorzimmertätigkeit im Leitungsbereich umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von internen und externen Terminen, Besprechungen oder Dienstreisen inkl. Anforderung und Erstellung von Terminunterlagen, Versand von Einladungen und Raumbuchungen (auch Videokonferenzen)
• Zusammenstellung von Tages- und Terminmappen
• Assistenztätigkeiten wie Terminüberwachung, Bearbeitung der Outlook-Aufgabenliste und Zuordnung sowie Steuerung von Vorgängen in die Abteilungen, einschließlich Bearbeitung von Postfach und Kalender
• Telefonische und schriftliche (E-Mail sowie klassische schriftliche) Korrespondenz,
• Koordination und Kommunikation mit dem Bundestagsbüro sowie dem Wahlkreisbüro, insb. im Hinblick auf die spezifischen Aufgaben im Leitungsbereich (Arbeitsgruppen und Ausschüsse des Deutschen Bundestages, Parlamentsaufgaben)
• Abwesenheitsvertretung in den anderen Büros der Hausleitung (Ministerbüro oder St-/PSt-Büro).

Anforderungsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, insbesondere zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

oder

• Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst mit mindestens befriedigendem Ergebnis oder erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I
• nachgewiesene mind. einjährige Berufserfahrung vorzugsweise in der Bundes- oder Landesverwaltung in den zuvor genannten Ausbildungsbereichen, die vorzugsweise nicht länger als 5 Jahre zurückliegt
• Kenntnisse über die Arbeit und der Abläufe des Deutschen Bundestages
• Erfahrungen mit der Organisation von Veranstaltungen und Presseterminen
• sehr gute Kenntnisse der IT-Anwendungen (insbesondere MS-Word, MS-Excel, Outlook), sowie im Umgang mit den gängigen Videoplattformen (Videokonferenzen)
• soziale Kompetenz und Kooperationsfähigkeit
• gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Koordinierungs- und Organisationsgeschick sowie Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und hohe Belastbarkeit
• sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (mind. Niveaustufe C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Interesse und Kenntnisse der Aufgaben des BMDS

Mit dem Eintritt in das BMDS erklären Sie Ihre Bereitschaft zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung, ggf. mit Sicherheitsermittlungen, nach Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG).

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