Vorzimmerkraft (m/w/d) für Unterabteilungen DS I und DS II - BMDS-2026-028

Tätigkeitsprofil:

Der Arbeitsplatz umfasst die Vorzimmertätigkeit für die Unterabteilungen DS I und DS II. In diesem Zusammenhang fallen insbesondere folgende Aufgaben an:

• Wahrnehmung sämtlicher Vorzimmeraufgaben wie Termin-, Post-, E-Mail- und Telefonmanagement, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Akten- und Datenpflege, Wiedervorlagen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen,
• Organisation von Besprechungen und Videokonferenzen,
• Erstellung und Aussteuerung von Anforderungen an die Fachreferate zur inhaltlichen Vorbereitung der Termine für die Unterabteilungsleitungen DS I und DS II sowie
• Abwesenheitsvertretung für die Vorzimmerkraft der Abteilungsleitung DS.

Anforderungsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, insbesondere zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

oder

• Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst mit mindestens befriedigendem Ergebnis oder erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I
• nachgewiesene mind. zweijährige Berufserfahrung in den zuvor genannten Ausbildungsbereichen, die nicht länger als 5 Jahre zurückliegt
• sehr gute Kenntnisse der im BMDS genutzten IT-Anwendungen (insbesondere MS-Word, MS-Excel, Outlook), sowie im Umgang mit den gängigen Videoplattformen (Videokonferenzen),
• soziale Kompetenz und Kooperationsfähigkeit
• gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Koordinierungs- und Organisationsgeschick sowie Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und hohe Belastbarkeit
• sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (mind. Niveaustufe C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Interesse und Kenntnisse der Aufgaben des BMDS
• Verschwiegenheit und Bereitschaft zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung, ggf. mit Sicherheitsermittlungen, nach Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG).

Wünschenswert:

• Englische Sprachkenntnisse

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