Vorzimmerkräfte (m/w/d) in Leitungsbüros

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Wir suchen für abwechslungsreiche Aufgaben in einem spannenden und dynamischen Arbeitsumfeld zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vorzimmerkräfte (m/w/d) in Leitungsbüros

Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) ist eine oberste Landesbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäftsbereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fachbehörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leitentscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Freistaats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit im Freistaat, kümmern uns um die Demokratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne und leistungsstarke Verwaltung zu bieten.

Ihre Tätigkeit umfasst im Wesentlichen:

Als Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro von Frau Ministerialdirektorin Brigitta Brunner insbesondere:

• Terminkoordination und –überwachung sowie Führung des Kalenders sowie Dienstreiseservice.
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten sowie Einrichten von Telefon- und Videokonferenzen.
• Besucherbetreuung und Unterstützung bei der Terminvorbereitung wie Zusammenstellung von Terminunterlagen.
• Sichten und Zuordnen der eingehenden v.a. elektronischen Post zusammen mit der Büroleitung.
• Führen der Registratur (inkl. eAkte) für das Vorzimmer.
• Vertreten und gegenseitige Unterstützung der weiteren Vorzimmerkraft und gemeinsam mit dieser die Abdeckung der erforderlichen Präsenzzeiten im Vorzimmer von Montag bis Freitag.

Als Vorzimmerkraft (m/w/d) in einem Abteilungsvorzimmer bzw. vergleichbarer Organisationseinheiten (künftiges Landesamt für Bevölkerungsschutz, Sport, Landtag/Ministerrat, Integration und Unterbringung von Asylbewerbern) insbesondere

• Klassische Vorzimmeraufgaben sowie Unterstützung der Führungskraft wie oben beschrieben.
• Erledigung der täglichen Schreibarbeiten sowie redaktionelle Überarbeitung der Dokumente aus der Abteilung.
• Elektronische Vorgangsbearbeitung sowie Durchführung des Medienbruchs.
• Einweisung neuer Mitarbeiter in die Vorgehensweisen zur Dokumentenerstellung.
• Mitarbeit bei der Erstellung von Gratulationsschreiben an Sportlerinnen und Sportler sowie herausgehobene Akteure der Branche.
• Stellungnahme zu Vorschlägen für die Verleihung von Orden und Auszeichnungen im Bereich des Sports.
• Mitarbeit bei der Durchführung von Veranstaltungen im Bereich Sport (v.a. Bayerischer Sportpreis).
• Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung von Ministerrats-, Landtags-, Ausschuss-, Arbeitskreis- und Fraktionssitzungen.
• Verfahrens- und terminbezogene Überwachung von Landtagsanträgen und -beschlüssen, von mündlichen, schriftlichen Anfragen und Anfragen zum Plenum von Landtagsabgeordneten.
• Sachbearbeitende Unterstützung bei der Koordinierung diverser Aufnahmeverfahren im Bereich Asyl, sachgebietsinterner Anfragen, Statistiken.
• Abdeckung der erforderlichen Präsenzzeiten von Montag bis Freitag gemeinsam mit den Kollegen im jeweiligen Bereich.

Zu Ihren Qualifikation gehören:

• Überdurchschnittlich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
• Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich mit durchgängig guten Arbeitszeugnissen, wünschenswert im öffentlichen Dienst.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Dienst erleichtern einen Einstieg in den Aufgabenbereich erheblich.
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse.
• Ausgeprägtes Interesse am politischen Tagesgeschehen und die Bereitschaft sich in die Themen des Staatssekretärs einzuarbeiten.
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick.
• Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit.
• Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität.

Unser Angebot an Sie:

• Ein unbefristeter krisensicherer Arbeitsplatz in Vollzeit (40 Wochenstunden) in zentraler Innenstadtlage in München.
• Eine übertarifliche Bezahlung in der Entgeltgruppe 8 TV-L für die Dauer der Verwendung im Büro der Ministerialdirektorin bzw. in einem Abteilungsvorzimmer; nähere Informationen zu den Entgeltgruppen finden Sie z.B. unter https://www.lff.bayern.de/themen/arbeitnehmer/entgelttabellen/ (https://www.lff.bayern.de/themen/arbeitnehmer/entgelttabellen/) . Einschlägige und/oder förderliche hauptberufliche Tätigkeiten können nach einer individuellen Prüfung bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden.
• Funktionsgebundene Zulage (max. 240 €) bei übertariflicher Eingruppierung nach erfolgreicher Einarbeitung.
• Eine tarifgemäße Bezahlung in der Entgeltgruppe 8 TV-L bzw. Entgeltgruppe 6 TV-L je nach Einsatzbereich.
• Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Landesbehörde (sogenannte „Ministerialzulage“ derzeit circa 193€ monatlich).
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Ballungsraumzulage (sogenannte „Münchenzulage“ circa 150 € monatlich).
• Tarifliche Jahressonderzahlung (ehemaliges „Weihnachtsgeld“).
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub zzgl. Dienstfrei am 24.12. und 31.12., Fahrradleasing, Gesundheitsförderung wie z. B. Firmenfitness.
• Modern ausgestatteter, arbeitsergonomisch optimierter Arbeitsplatz.
• Gleitende Arbeitszeit (Präsenzzeit) mit sehr guten Ausgleichsmöglichkeiten im Rahmen der erforderlichen Präsenzzeiten im Vorzimmer, die gemeinsam mit den weiteren Mitarbeiterinnen eingebracht werden (jeweils Montag bis Freitag). Aufgrund der Tätigkeiten ist grundsätzlich eine Präsenz vor Ort erforderlich und damit Homeoffice regelmäßig nicht möglich.
• Gezielte Fort- und Weiterbildungen sowie strukturierte Einarbeitung.

Die Stellen sind für eine Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Stellen sind grundsätzlich teilzeitfähig, wenn durch die Arbeitsplatzteilung eine ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gewährleistet ist.

Die Tätigkeiten erfordern die Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach Art. 11 Bayer. Sicherheitsüberprüfungsgesetz.

Für Fragen rund um unsere Ausschreibung steht Ihnen gerne Frau Schüttenkopf (Tel. 089 2192 4146) zur Verfügung.

Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (u.a. Motivationsschreiben, lückenloser Lebenslauf, Schul-, Berufsabschluss- und Arbeitszeugnisse, einschlägige Fortbildungsnachweise) richten Sie bitte bis spätestens 15.04.2026 per E-Mail an:

Bewerbungen-Z5@stmi.bayern.de (mailto:Bewerbungen-Z5@stmi.bayern.de)

(Max. 10 MB, ausschließlich in einem PDF-Dokument ohne aktive Inhalte – andere Dateiformate oder Downloads aus Internetspeichern bleiben aus Sicherheitsgründen unberücksichtigt.)

oder per Post an:

Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration

Sachgebiet Z5, Odeonsplatz 3, 80539 München

Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter:

www.stmi.bayern.de/a-z/anzeigen/spezifische-datenschutzinformationen (https://www.stmi.bayern.de/a-z/anzeigen/spezifische-datenschutzinformat…)

Auf dem Postweg eingehende Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung des Datenschutzes sowie des AGG vernichtet. Bitte verzichten Sie daher auf die Verwendung von Bewerbungsmappen oder Folien und reichen Sie keine Originalunterlagen ein.

Auslagen für Vorstellungsgespräche können nicht übernommen werden.

Nähere Informationen über unser Haus und seine vielfältigen Zuständigkeiten und Aufgaben finden Sie im Internet unter www.stmi.bayern.de (https://www.stmi.bayern.de)