Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter Arbeitssicherheit (d/m/w)

Werden Sie Teil der RKI-DNA!

Das Robert Koch-Institut - das sind ca. 1.500 Köpfe aus über 52 Nationen mit einem Ziel: Die Gesundheit der Menschen zu schützen. Wir erheben und analysieren Gesundheitsdaten, erkennen Risiken, beraten Politik und Fachwelt und entwickeln neue wissenschaftliche Methoden. Unsere Standorte sind in Berlin, Wildau und Wernigerode.

Unser Team S „Fachkraft für Arbeitssicherheit“ freut sich auf Ihre Bewerbung!

Der Sicherheitstechnische Dienst des RKI unterstützt die Hausleitung im Arbeits- und Gesundheitsschutz gemäß Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG). Er sorgt dafür, dass Arbeitsschutzvorschriften an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst und wirksam umgesetzt werden, um ein hohes Schutzniveau für seine Beschäftigten zu gewährleisten.

Ihre Aufgabe bei uns

• Verwaltung & Organisation:
  • Bearbeitung, Dokumentation und Archivierung arbeitsmedizinischer Vorsorgeunterlagen
  • Veranlassung von Untersuchungen im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Eignungsuntersuchungen
  • Koordination und Überwachung von Untersuchungen nach Arbeitsmedizinischen Regeln (AMR Nr. 2.1) sowie Bearbeitung der Untersuchungsergebnisse
  • Pflege der reisemedizinischen Dokumentation und Unterstützung bei Reisefreigaben
• Kommunikation & Beratung:
  • Ansprechperson für Mitarbeitende zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen
  • Abstimmung mit Betriebsärzten/-innen und Psychologen/-innen
• Administrative Tätigkeiten & Prozessoptimierung:
  • Daten- und Dokumentenpflege, Korrespondenz, Postbearbeitung
  • Organisation von Besprechungen inkl. Protokollführung
  • Unterstützung bei der Einführung digitaler Dokumentenmanagement-Systeme und kontinuierliche Prozessverbesserung
• Rechnungs- & Materialmanagement:
  • Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
  • Beschaffung, Bereitstellung und Verwaltung von Arbeitsschutzmaterialien
• Bereitschaft zur Übernahme neuer Aufgaben und Einarbeitung in wechselnde Aufgabenbereiche

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Medizinische Fachangestellte)

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• mit für das Aufgabenprofil passenden Verwaltungstätigkeiten (z.B. im Gesundheitswesen, Personalwesen oder in einer Klinik)
• in der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen sowie vertraulicher Umgang mit perso-nenbezogenen Daten
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch mind. C1, Englisch mind. B1

Wünschenswert

• Erfahrung in der Organisation und Verwaltung von gesundheitsbezogenen Dienstleistungen oder in der Koordination von medizinischen Prüfungen und Vorsorgeuntersuchungen.
• Kenntnisse der relevanten rechtlichen Vorschriften (z.B. Arbeitsschutzgesetze, arbeitsmedizinische Vorsorge) und der damit verbundenen Dokumentation.
• Kenntnisse in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen sowie Jira/Confluence

Persönliche Kompetenzen

• Organisationsfähigkeit mit sinnvoll strukturierter Arbeitsweise und Überblick über die eigenen Aufgaben
• Selbständigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten nach Zielvorgaben
• Einsatzbereitschaft, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit auch bei hohem Arbeitsdruck
• Flexibilität bei unvorhergesehenen Situationen
• Lernbereitschaft mit dem Ziel, eigenes Wissen und Können ständig auf dem neuesten Stand zu halten
• Kommunikationsfähigkeit mit verbindlichem Auftreten und der Schaffung einer positiven Gesprächsatmosphäre
• Kooperations- und Teamfähigkeit und vertrauenswürdige und verlässliche Zusammenarbeit
• Konfliktfähigkeit mit sachlicher Herangehensweise

Weitere Voraussetzungen

• Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Darauf können Sie sich freuen

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• geförderte Altersvorsorge und Angebot für vermögenswirksame Leistungen inkl. Zuschuss gemäß dem öffentlichen Dienst
• transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• individuellen Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
• Sportangebote, wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u.v.m.
• Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich über interamt.de (https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1416600) zur StellenID 1416600 .

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Nicht der richtige Job für Sie? Hier finden Sie mehr: jobs.rki.de (https://jobs.rki.de/).