Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)

Tätigkeitsprofil:

Allgemeine Verwaltungs- und Büroaufgaben

• Empfang und Telefonzentrale
• Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Lieferanten sowie Behörden
• Schriftverkehr, Protokollerstellung, Ablage und Dokumentenmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Verbandssitzungen, Besprechungen und internen Terminen
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken

Rechnungs-, Finanz- und Haushaltswesen

• Erfassung, Prüfung und Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Unterstützung bei der Haushaltsplanung des Bauhofes
• Erstellung von Zahlungsanordnungen und Kostenübersichten
• Mitwirkung bei Budgetüberwachung, Kostenkontrolle und Auswertungen
• Verwaltung von Auftragsnummern zur digitalen Zeiterfassung und Abrechnung

Beschaffung, Materialwirtschaft und Vergabe

• Organisation und Bestellung von Büromaterial, Arbeitskleidung, Dienstfahrzeugen, Maschinen und Ersatzteilen
• Mitwirkung bei Vergabeverfahren, Ausschreibungen und Angebotsauswertungen
• Verwaltung und Kontrolle von Lagerbeständen

Organisation & Berichterstattung

• Unterstützung der Werkleitung
• Erstellung von Berichten, Statistiken, Sitzungsunterlagen und Beschlussvorlagen
• Mitarbeit bei internen Projekten und Sonderaufgaben
• Unterstützung bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen sowie bei Digitalisierungsmaßnahmen
• Unterstützung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung der betrieblichen Arbeitssicherheit

Anforderungsprofil:

• Verwaltungsausbildung, vorzugsweise mit Berufserfahrung im öffentlichen Dienst; alternativ kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Verwaltungserfahrung
• Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Kenntnisse im Finanzverfahren OK.FIS DOPPIK sind wünschenswert
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Eigeninitiative
• Führerschein Klasse B ist von Vorteil