Tätigkeitsprofil:
Ihre Aufgaben umfassen:
- Übernahme administrativer Aufgaben, wie interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Beantwortung von Anfragen, Umsetzung interner Bestellprozesse, Raumreservierungen, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren und Meetings, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Pflege der Webseiten
- Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, enge Zusammenarbeit mit dem Personalreferat
- Begleitung von Gastprozessen, wie Erstellen und Versenden von Einladungen
- Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender und Gäste, Unterstützung internationaler Mitarbeitender in Kooperation mit dem Welcome Center
- Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende
- Pflege der Publikationsdatenbank, Eingabe von Informationen zu neuen Publikationen, Erstellung von Statistiken
Anforderungsprofil:
Sie verfügen über:
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement/Bürokommunikation, eine vergleichbare Ausbildung
- einschlägige Berufserfahrung ist wünschenswert
- hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint) sowie nachweisbare gefestigte Erfahrungen im Umgang mit Excel
Wir erwarten von Ihnen:
- ein sympathisches, freundliches und offenes Auftreten
- Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation
- organisatorisches Geschick
- eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
- die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten
- Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze
- methodisches und systematisches Vorgehen
- strukturiertes und zielorientiertes Denken