Tätigkeitsprofil:
Ihre Aufgaben umfassen:
- Übernahme administrativer Aufgaben, wie interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Umsetzung interner Bestellprozesse, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren und Meetings, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Pflege der Webseiten
- Begleitung von Rekrutierungsprozessenund Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Unterstützung bei der Stellenausschreibung, Kommunikation mit Bewerber*innen, Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Monitoring der aktuellen Verträge, Gast- und Praktikantenbetreuung, Unterstützung internationaler Mitarbeitender in Kooperation mit dem Welcome Center
- Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten, wie Überwachung der Mittelverwendung, Kommunikation mit Projektträgern, Unterstützung bei der Erstellung des Programmbudgets der Abteilung
- Datenerfassung und -verarbeitung, Pflege von Datenbanken, wie Pflege der Publikationsdatenbank, Eingabe von Informationen zu neuen Publikationen, Erstellung von Statistiken
Anforderungsprofil:
Sie verfügen über:
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement/Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
- einschlägige Berufserfahrung ist wünschenswert
- hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint) sowie nachweisbare gefestigte Erfahrungen im Umgang mit Excel
- Grundkenntnisse im Projektmanagement