Wir sind eine interdisziplinär ausgerichtete und weltoffene Universität mit aktuell rund 14.000 Studierenden und einem Fächerspektrum von den Geistes-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften bis hin zu Natur-, Ingenieur- und Lebenswissenschaften. Mit über 2.000 Beschäftigten zählen wir zu den größten Arbeitgebern der Region und bieten ein einzigartiges Umfeld für Lehre, Forschung und Weiterbildung.
Wir suchen:
In der Fakultät IV - Naturwissenschaftlich-Technische Fakultät, IPEM - International Production Engineering and Management, suchen wir eine/n Sekretär/in zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu folgenden Konditionen:
- 75% = 29,87 Stunden
- Entgeltgruppe 9a TV-L
- unbefristet
Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer befristeten Aufstockung auf bis zu 100 % Beschäftigungsumfang (39,83 Wochenstunden).
Ihre Aufgaben:
- Leitung und Koordination des Sekretariat
- Übernahme der Sekretariatsleitung und Sicherstellung eines reibungslosen Sekretariatsbetrieb
- Gesamtüberblick über laufende organisatorische und administrative Vorgänge
- Priorisierung, Steuerung und Monitoring offener Aufgaben und Vorgänge
- Fristenüberwachung sowie Koordination von Aufgaben innerhalb des Sekretariats
- Vertretungsplanung und Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Sekretariats
- Office Management und Schnittstellenkoordination
- Zentrale Ansprechperson für alle relevanten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner innerhalb des Lehrstuhls sowie der Universität Siegen
- Unterstützung einer effizienten Kommunikation zwischen den beteiligten Instanzen
- Erledigung der anfallenden Korrespondenz
- Personal-, Finanz- und Projektadministration
- Mitwirkung bei der Finanz- und Personalplanung
- Pflege und Überwachung von Finanzierungsübersichten
- Prüfung von Finanzierungsmöglichkeiten in bestehenden Projekten
- Administrative Begleitung von Einstellungen und Vertragsverlängerungen von Mitarbeitenden
- Unterstützung bei der Bearbeitung und Verwaltung von Drittmittelprojekten
- Studierendenservice
- Erteilung von Auskünften an Studierende
- Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Anliegen im Zusammenhang mit dem Lehrstuhl
Ihr Profil:
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahren werden vorausgesetzt.
- Sie haben eine gute Auffassungsgabe, können sich schnell in neue Strukturen einarbeiten und arbeiten gerne im Team.
- Sie sind offen, kontaktfreudig und überzeugen durch Ihre Freundlichkeit und Flexibilität.
- Sie sind es gewohnt, serviceorientiert zu arbeiten.
- Routinierter Umgang mit dem Computer (MS-Office-Programme) sind für Sie Grundlage Ihrer Tätigkeit.
- Sie verfügen über SAP-Kenntnisse oder sind bereit, sich diese anzueignen.
- Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift sind erwünscht.