Sekretär*in

Tätigkeitsprofil:

Das Deutsche Archäologische Institut (DAI) ist eine im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amtes tätige Bundesanstalt und betreibt Forschungen auf dem Gebiet der Altertumswissenschaften und seiner Nachbardisziplinen. Mit 20 Standorten im In- und Ausland ist das DAI die größte außeruniversitäre Forschungseinrichtung auf dem Gebiet der Archäologie und der Altertumswissenschaften in der Bundesrepublik Deutschland. Sie finden uns im Internet unter http://www.dainst.org.

Für die Orient-Abteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sekretär*in (m/w/d)(Kennziffer: 19/2026)

in Vollzeit im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungsverhältnisses. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Arbeitsplatzes und der gewünschten Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Für Tarifbeschäftigte richtet sich das Entgelt bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 7 TV EntgO Bund. Bei Tarifbeschäftigten des Bundes ist zunächst eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zum DAI vorgesehen.

Der Dienstort ist Berlin.

In der zentralen Rolle eines*r Sekretärs*in übernehmen Sie die zuverlässige Organisation des Sekretariats der Abteilung und stellen den reibungslosen Ablauf der damit verbundenen administrativen Prozesse sicher. Sie fungieren als wichtige Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Institut sowie unseren nationalen und internationalen Partnern in Wissenschaft und Kultur. Zu Ihren Aufgaben gehört insbesondere die Büroorganisation (Terminplanung und -koordination, analoge und digitale Aktenverwaltung, Pflege von Verteilern und Daten), die organisatorische Betreuung unserer Gäste sowie die mündliche und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch (idealerweise ergänzt durch eine weitere Fremdsprache). Zudem unterstützen Sie im Rahmen der Sekretariatsaufgaben bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Vorträgen und Empfängen.

Anforderungsprofil:

Ihr Profil

Vorausgesetzt werden:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen (nachgewiesen durch Zeugnisse o.ä.)
• sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen (Muttersprache bzw. mindestens C1 Niveau) und englischen Sprache in Wort und Schrift (nachgewiesen mindestens B1 Niveau)
• sichere Beherrschung der modernen Bürokommunikation (nachgewiesen durch Zeugnisse, Zertifikate
• sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office und/oder Libre Office (nachgewiesen durch Zeugnisse, Zertifikate)

Wir freuen uns ergänzend über:

• Verwaltungskenntnisse bzw. Nachweis beruflicher Erfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet in einer öffentlichen oder privaten Einrichtung, vorzugsweise im Kulturbereich

• Kenntnisse in der Verwaltung und Abwicklung von finanziellen und organisatorischen Ressourcen
• Erfahrungen in der administrativen und organisatorischen Mitarbeit bei Veranstaltungen, Exkursionen oder Projekten

• sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Kenntnisse im Projektmanagement
• Kenntnisse der Aufgaben und Ziele einer Forschungsinstitution sowie die Bereitschaft, sich in die spezifischen Belange der Orient-Abteilung und ihrer organisatorischen Belange einzuarbeiten
• gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Lernbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Schicken Sie Ihre Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnisse, Arbeitsprobe etc.) bis zum

10.06.2026

möglichst in einer zusammengefassten PDF-Datei unter Angabe derKennziffer 19/2026 an bewerbung@dainst.de. Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen weiterhin den auf der Homepage des DAI unter https://www.dainst.org/karriere/bewerben-am-dai (Formularcenter) eingestellten Bewerbungsbogen „Verwaltung“ ausgefüllt sowie eine Einverständniserklärung zur Einsicht in Ihre Personalakte, sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, bei.

Haben Sie noch Fragen zu unserem Stellenangebot?

Dann kontaktieren Sie uns für weitere Auskünfte! Schreiben Sie eine E-Mail an bewerbung@dainst.de oder rufen Sie bei fachlichen Fragen Frau van Eß unter 030 / 187711-170 an.

Weitere Hinweise:

Bewerber*innen (m/w/d) mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.

Das DAI gewährleistet gemäß BGleiG die berufliche Gleichstellung unabhängig vom Geschlecht und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible Arbeitszeiten gelebt und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert werden. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Arbeitsplatzes und der gewünschten Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Vielfalt ist einer unserer zentralen Organisationswerte. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unab­hängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten mit größ­ter Sorgfalt und Diskretion. Unsere Datenschutzinformation finden Sie auf unserer Webseite unter www.dainst.org/datenschutz. Diese informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO über den Umfang und die Art und Weise der Verarbeitung sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte.