Schulsekretär*in Oberstufenzentrum Märkisch-Oderland

In der Verwaltung des Landkreises Märkisch-Oderland ist eine Stelle als

Schulsekretär*in
Oberstufenzentrum Märkisch-Oderland

im Schulverwaltungs-, Kultur- und Sportamt
am Dienstort Strausbergschnellstmöglich zu besetzen.

Ihr Aufgabengebiet:
Sekretariatsarbeit
• Posteingang, Postausgang bearbeiten, einschließlich E-Mails Bearbeitung
• Führung des Schriftverkehrs, einschließlich Diktate
• Durchführung von Kopierarbeiten, Archivierung, Fahrkartenausgabe
• Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz
• Erstellen von Meldungen spezieller Art (Unfälle, Diebstähle, Einbrüche)
• Ausfertigung von beglaubigten Zeugniskopien
• Telefondienst, Abstimmen von Terminen, Gesprächsnotizen, Registratur und Ablage
• Führung der Urlaubslisten/Krankenlisten für das technische Personal und das staatliche Schulamt, Führung des Archivs, Erste Hilfe Maßnahmen
• Protokollführung
• Anliegen / Anfragen Lehrer/Schüler/Eltern, Besucherverkehr koordinieren
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Anliegen und Anfragen von Mitarbeitenden beantworten ggf. weiterleiten
• Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsamt (alle Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Infektionsschutz, u.a. Abfrage Masernimpfung)
• Auskünfte allgemeiner Art, Sicherstellung Betriebsfähigkeit der Multifunktionsgeräte
• Erstellung der Urlaubsplanung für das technische Personal einschl. Bundesfreiwilligendienst
• Führen der Urlaubspendelliste für alle Mitarbeitenden der Einrichtung
• Schlüsselbuch führen, Herausgabe von Schlüsseln und Kontrolle
• Verbandsmaterialien für den Schulbetrieb, Ersthelfer, Verbandsbuch führen (Unfalltagebuch)
• Zählerstandsliste digital führen und weiterleiten

Unterstützung der Schulleitung / Abteilungsleitung
• Nutzung der Online-Anwendungen der Schule (bspw. moodle, next-Cloud, Schul-Cloud, webb-Schule, untis)
• Schülerverwaltung, Unterricht- und Kurszuordnung,
• Eintragen von Fehlzeiten, Erstellen von Schuldokumenten und Zertifikaten
• Pflege der Schülerdaten, Führen der digitalen Schülerakte
• Erarbeiten und Übermitteln von Statistiken an das staatliche Schulamt (u.a. ZENSOS)
• Einrichtung des neuen Schuljahres (weBBschule)
• Schuljahresplan einstellen (Schul-Cloud)
• Sicherung von Noten und Kursbüchern (digital)
• Datenpflege und Bereinigung, Internetrecherche zu aktuellen Meldungen MBJS und Staatliches Schulamt
• Organisatorische Vorbereitung und Mitwirkung bei Schulveranstaltungen, z. B. Tag der offenen Tür, Beratung und Unterstützung Schüler/Eltern
• Meldung landkreisfremder Schüler
• Bearbeitung von Schülerangelegenheiten (Führen der Schülerakten, An- und Abmeldungen)
• Prüfung schulärztliche Untersuchung
• Regelung Besucherverkehr, Zeugnisdruck, Ablage in Schülerakten
• Führung Terminplan Schulleiter (u.a. Termine koordinieren mit Mitarbeitenden und Externen)
• Abiturprüfung, sonstige Abschlüsse (Vorbereitung der Protokolle und anderen Unterlagen)
• Zusammenstellung der Schulanmeldungen und Erstellung Ranking-Liste, Fertigung Abwicklung Schriftverkehr, Anlage Schülerakten, Überwachung der Schulpflicht
• Organisation der Einsichtnahme von Prüfungsarbeiten
• Unterstützung der Gremienarbeit
• Ausstellung und Verlängerung von Schülerausweisen
• Information/Beratung (von Eltern) allgemeiner Art
• Beantragung / Planung / Verwaltung des Budgets Honorarverträge

Schulverwaltungsaufgaben
• Kassen- und Rechnungswesen sowie Arbeit mit dem Haushalt
• Führung der Bürokasse, Rechnungen prüfen, Zahlstellen sowie Abrechnung
• Mitwirkung bei der Beschaffung von Mobiliar, Lehr- und Lernmitteln und weiteren Materialien für den Schulbetrieb
• Haushaltswesen, Haushaltsüberwachung im HKR, RWF, Gebühren kassieren
• Bestätigung der sachlichen Richtigkeit auf Rechnungen und sofortige Weiterleitung
• Mitwirkung bei der Erarbeitung des Haushaltsplanvorschlages (Büromaterial, Lehr- und Lernmittel, etc.)
• Verwaltung des Büromaterials, Zuarbeiten zur Schülerbeförderung (Vorbereitung und Wei-terleitung der Anträge), Zuarbeiten Lernmittelfreiheit
• Zusammenstellung von Abrechnungen und Weiterleitung an das Schulverwaltungsamt
• Zusammenarbeit mit dem Bauverwaltungsamt (Anträge stellen, Sachstand erfassen, Teil-nahme an Bauberatungen)
• Anträge BuT / BaFöG (aufnehmen, prüfen, Richtigkeit feststellen, weiterleiten)
• Ausfertigung und Überwachung der Leihverträge für Tablets
• Zuarbeit Schulverwaltungsamt (Bestelllisten, Rechnungen, Lieferscheine, Anträge von Schü-lern) Unterstützung bei der Inventarisierung und Pflege der Ausstattung (Lehr- und Lernmit-tel, Bücher, Möblierung)
• Führung der Inventurunterlagen analog bzw. digital und Anfertigung von Inventarisierungs-vermerken, Aufnahme und Abgangsprotokolle
• Abstimmung mit dem Inventarverantwortl. SVKSA
• Materialplanung & Beschaffung

Ihr Profil:

Für unseren Landkreis Märkisch-Oderland, einem der größten und attraktivsten Arbeitgeber im Kulturerbe Oderbruch und im Berlin nahen Raum wünschen wir uns eine neue motivierte Arbeitskraft, die

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• einen Nachweis zur Masernimmunisierung gemäß IfSG
• einen Führerschein der Klasse B
• Bereitschaft zur Ausbildung als Ersthelfer*in
• Fachkenntnisse in der Anwendung der DIN 5008
• Kaufmännische Kenntnisse (wünschenswert)

und folgende Kompetenzen:
• Kommunikationsfähigkeit
• Einfühlungsvermögen
• Eigenmotivation
• Flexibilität
• Stressresistenz
• Zeitmanagement
• Informationsfähigkeitmitbringt.

Darauf können Sie sich freuen:

Eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem erfahrenen und engagierten Team.

• Gut aufgestellt: einen unbefristeten, zukunftssicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, mit Tarifgehalt, einer betrieblichen Altersvorsoge sowie jährlichen Sonderzahlungen
• Stets flexibel: 30 Tage jährlicher Erholungsurlaub und zusätzlich am 24.12 und 31.12. frei
• Gesund am Arbeitsplatz: Angebote im Rahmen des Gesundheitsmanagements (z. B. betriebliches Eingliederungsmanagement, bei Erfordernis Beschaffung ergonomischer Hilfsmittel, Teilnahme an Firmenläufen) sowie wechselnd das Angebot zur Teilnahme an einem Team- oder dem Gesundheitstag
• Gute Perspektiven: zahlreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (interne und externe fachliche sowie persönlichkeitsorientierte Seminare, längerfristige Entwicklungsqualifizierungen z.B. fachbezogene Fortbildungsreihen je nach Aufgabengebiet)
• Darüber hinaus: die Anerkennung Ihrer Erfahrungsstufe bei einer unmittelbaren Anschlussbeschäftigung innerhalb des öffentlichen Dienstes, Nutzung des hauseigenen Fuhrparks für Außendiensttätigkeiten

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!*
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Übersenden Sie uns bitte Ihr aussagefähiges Bewerbungsschreiben zusammen mit Lebenslauf, Zeugnissen über Schul- und Berufsabschluss, einem Nachweis zur Masernimmunisierung sowie ggf. Qualifikationsnachweisen und Arbeitszeugnissen an:

Anschrift

Landkreis Märkisch-Oderland
Amt für Digitalisierung, Organisation u. Personal
Puschkinplatz 12
15306 Seelow

E-Mail

bewerbung@landkreismol.de
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