Sachbearbeitung LpB, Bereich "Haushalt und Verwaltung der Gedenkstätten"

Tätigkeitsprofil:

Haushalt und Verwaltung der landeseigenen Gedenkstätten in Osthofen und Hinzert sowie des Lernortes in Neustadt u.a.:

• Haushaltssachbearbeitung
• Bearbeitung und Überwachung von Zuwendungsverfahren
• Organisation und Unterstützung des inneren Dienstbetriebes (z.B. Hausordnung, Buchungen von Schulgruppen, Umsetzung von Sicherheitskonzepten, Mitwirkung beim Abschluss von Mietvereinbarungen mit externen Gruppen/Institutionen für Seminarräume)
• Überwachung von Bau- und Reparaturmaßnahmen sowie der technischen Anlagen in Verbindung mit der Niederlassung des Landesbetriebs LBB in Mainz (für Osthofen), des LBB in Trier (für Hinzert) sowie der Stadt Neustadt an der Weinstraße
• Beschaffungswesen und Inventarisierung
• Regelung organisatorisch-technischer Fragen bei Sonderveranstaltungen der Gedenkarbeit der Landeszentrale
• Unterstützung bei Personalverwaltungsaufgaben (Organisation und Einteilung des Aufsichtsdienstes und der pädagogischen Betreuungskräfte in Osthofen und Neustadt, Ansprechpartner für die Reinigungskräfte, den Aufsichtsdienst sowie die Guides für verwaltungstechnische Fragen am Dienstort Osthofen, Zusammenfassung und Aufbereitung zuschlagsrelevanter Arbeitszeiten zur Weiterleitung an die Personalabteilung, sachliche Prüfung und Bestätigung von Dienstreiseabrechnungen im einschlägigen System für alle Gedenkstätten/den Lernort)
• Mithilfe bei der Organisation der Ausleihe von Wanderausstellungen der Gedenkstätten.

Anforderungsprofil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung
• Gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten, insbesondere MS-Word,-Excel und Outlook
• Reisebereitschaft (nur gelegentlich, zu der LpB-Zentrale in Mainz, der Gedenkstätte in Hinzert sowie an den Lernort in Neustadt)
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
• Kenntnisse mit dem Buchungssystem IRMA@
• Erfahrungen mit elektronischer Aktenführung
• hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Leistungsbereitschaft, Organisationsgeschick und Eigeninitiative sowie Flexibilität
• Kommunikationsfähigkeit
• ausgeprägtes Verhandlungsgeschick, Durchsetzungsvermögen sowie ein souveräner Umgang mit externen Dienstleistern und Handwerksbetrieben
• Teamfähigkeit
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Bereitschaft, sich in ein neues Aufgabengebiet einzuarbeiten