Sachbearbeitung im Schulsekretariat (m/w/d)
Im Fachgebiet Schule innerhalb der Abteilung Schule, Sport und Inklusion der Stadt Langenhagen wird eine Springkraft mit wechselnden Einsatzorten anlässlich der Abwesenheit der Stelleninhaberin als
Sachbearbeitung im Schulsekretariat (m/w/d)
(Ausschreibungsnummer 3548)
befristet bis zum 30.06.2027 in Teilzeit mit 19,5 Stunden/Woche zu besetzen. Der schwerpunktmäßige Einsatz soll an der IGS Langenhagen erfolgen.
Die Tätigkeiten sind nach Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den persönlichen Voraussetzungen.
Erholungsurlaub sowie Freizeitausgleich für anfallende Über- bzw. Mehrarbeitsstunden können nur in den Ferien genommen werden. Da in den Ferien nur an wenigen Tagen gearbeitet wird sind sogenannte Ferienüberhangzeiten" vor- bzw. nachzuarbeiten, so dass die tatsächliche wöchentliche Arbeitszeit höher ist, als die vertraglich vereinbarte.
Während der Schulzeiten und wie oben geschrieben an wenigen Tagen auch in den Ferien soll sichergestellt werden, dass den Schülerinnen/Schülern, Lehrkräfte, Eltern und anderen Personen stets kompetente Ansprechpersonen vor Ort zur Verfügung stehen. Neben der verwaltungsmäßigen Bearbeitung von Daten, besteht auch die Notwendigkeit der Betreuung und Versorgung z.B. erkrankter oder verletzter Schülerinnen/Schüler.
Tätigkeitsschwerpunkte:
Allgemeine Schulsekretariatsaufgaben erledigen, insbesondere
- den Informationsaustausch sicherstellen (Telefonvermittlung, telefonische Auskünfte, Umläufe veranlassen und überwachen), Aushänge veranlassen, Vordrucke/Informationsmaterial beschaffen und verwalten.
- Besucherverkehr abwickeln, Beratung der Schüler/innen und Erziehungsberechtigten in Fragen zum allgemeinen Schulbetrieb.
- Termine vereinbaren/koordinieren.
- Akten anlegen und führen, Wiedervorlage führen, Loseblattsammlungen pflegen, Betreuen von schulspezifischen Verwaltungsprogrammen.
- Posteingänge bearbeiten (sichten/inhaltlich vorsortieren, stempeln, verteilen, weiterleiten, ggf. eigenständig beantworten) Postausgänge kuvertieren, frankieren und versenden.
- Anschaffung von Büromaterial, Arbeits- und Verbrauchsmaterialien, Ausstattungsgegenständen.
- Haushalts- und Kassenangelegenheiten bearbeiten, insbesondere bei den Mittelanmeldungen mitwirken und Schulbudget laufend überwachen und Rechnungseingangskontrolle, sachliche und rechnerische Feststellung der Rechnungen.
- bei Ein-, Um- und Ausschulungen, speziellen Überprüfungen und der Schulpflichtüberwachung mitwirken.
- Schülerakten/Schülerdateien anlegen und führen, Schülerausweise und Schulbescheinigungen ausstellen, Zeugnisabschriften fertigen und Beglaubigungen vornehmen.
- Fahrkartenausgabe, Anträge auf Kostenerstattung ausgeben und verwalten.
- Unfall-, Diebstahls-, Schadens- sowie Einbruchmeldungen u.ä. aufnehmen und weiterleiten.
- Anträge auf Kostenerstattung für Schullandheimaufenthalte, Wandertage, Studienfahrten, Austauschprojekte, u.ä. an den Schulträger bearbeiten und abrechnen, Anträge auf spezielle Leistungen (Zuschüsse, BAföG) ausgeben.
- Schreibarbeiten in Absprache mit der Schulleitung erledigen sowie Sitzungsunterlagen zusammenstellen.
- Listen bzw. Dateien führen und nach Vorgaben auswerten, Statistiken erstellen und führen.
- Terminpläne für Prüfungen erstellen, Listen der Prüfer fertigen, Prüfungsunterlagen zu mündlichen Prüfungen für die Prüfungskommission zusammenstellen.
- Schulinspektionen vorbereiten und bei der Durchführung mitwirken.
- Versorgung bei kleineren Verletzungen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen der Schüler/innen.
- Zusätzliche Aufgaben in Ganztagsschulen, An- und Abmeldungen für Ganztag und Ferienbetreuung entgegen nehmen, entsprechende Listen erstellen und Schulträger übermitteln, Teilnehmerabfragen versenden und Absprachen mit dem Caterer treffen.
Voraussetzungen:
- Befähigung für den allgemeinen Dienst, Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt bzw. abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung nach dem BBIG,
- Stressresistenz, Selbstorganisation und vertrauensvolle Aufgabenerledigung,
- sichere EDV-Kenntnisse in Word, Excel sowie die Bereitschaft sich in die Schulsoftware einzuarbeiten,
- sicheres und freundliches Auftreten, hohe Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität.
Wir bieten:
- einen sicheren Arbeitsplatz mit einem befristeten Arbeitsvertrag nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD),
- eine Bezahlung nach TVöD, die Brutto-Vergütung bei Vollzeit bei Entgeltgruppe 5 TVöD liegt zwischen 1.519,50 und 1.840,14 (je nach Berufserfahrung, Tarifstand März 2026),
- die Vorzüge des TVöD, z. B. 30 Tage Tarifurlaub bei einer 5-Tage-Woche pro Kalenderjahr, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt, Zusatzversorgung als Betriebsrente etc., sowie als übertarifliche Leistung einen erhöhten Arbeitgeberzuschuss zu Ihrem Vertrag über vermögenswirksame Leistungen
- unser betriebliches Gesundheitsmanagement, wie z.B. Betriebssport oder Massage,
- ein vergünstigtes Job- bzw. Deutschlandticket,
- eine Partnerschaft mit der Fluxx-Notbetreuung für Kinder und unterstützungsbedürftige Angehörige,
- eine Teilnahme an Coporate Benefits für zahlreiche vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten,
- Zugang zu Fitnessstudios, Schwimmbädern und vielen weiteren Sporteinrichtungen mit Hansefit,
- individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- Mitarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team,
- eine vielseitige, interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit.
Bei Fragen zum Verfahren steht Ihnen Frau Kallinich (Tel. 0511/7307-1117) gern zur Verfügung. Bei Fragen inhaltlicher Art wenden Sie sich bitte direkt an den Abteilungsleiter Herrn Jakubowski (Tel. 0511/7307-4010).
Die Stadt Langenhagen strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Sie erkennt damit Vielfalt als Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das alle Personen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung gleiche Chancen bietet.
Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Die Stadt Langenhagen ist an einer ausgewogenen Geschlechterquote interessiert. Aus diesem Grund besteht bei gleicher Eignung ein höheres Interesse an der Besetzung der Stelle mit einer weiblichen oder diversgeschlechtlichen Person.
Langenhagen ist eine junge Stadt mit über 700 Jahren Geschichte. Mit 56.000 Einwohnern zählt sie zu den 10 Prozent der größten Städte Deutschlands. Sie gehört zur Region Hannover und grenzt an den Norden der niedersächsischen Landeshauptstadt.
Im Stadtzentrum finden sich Einkaufscenter, Marktplatz, Geschäfte aller Art und der Eichenpark, die grüne Lunge der Stadt. Langenhagen hat auch seine dörflichen Seiten mit einer Atmosphäre der Geborgenheit. Außerdem überzeugt die Stadt im Grünen durch ein abwechslungsreiches Freizeitangebot von Wasserwelt bis Pferderennbahn. Und auch die weite Welt rückt näher in Langenhagen mit Flughafen und Anbindung an A2 und A7 (A352). Der Hauptbahnhof Hannover ist ebenfalls mit U-Bahn oder S-Bahn schnell erreicht.
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