Tätigkeitsprofil:
Sie unterstützen die Konferenzmanagerin des PIK bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und wissenschaftlichen Konferenzen, ihre Aufgaben hierbei sind:
- Eventmanagement: Organisation, Durchführung und Nachbereitung von wissenschaftlichen Veranstaltungsformaten, vor allem an unseren Standorten in Potsdam und Berlin sowie innerhalb Deutschlands
- Teilnehmendenverwaltung
- Fristen- und Terminsteuerung
- Beauftragung externer Leistungen im Veranstaltungskontext
- Interne Beratung: Beratung von Mitarbeiter*innen sowie Projektbeteiligten während des gesamten Organisationsprozesses
- Dienstleistersteuerung: Auswahl, Koordination und Steuerung externer Partner (z. B. Catering, Veranstaltungstechnik etc.)
- Finanz- und Vergabewesen: finanzielle Abwicklung von Veranstaltungen unter Berücksichtigung der gelten Bestimmungen (Haushaltsordnung, Vergaberecht)
- Konzept- und Formatentwicklung: aktive Mitgestaltung innovativer Veranstaltungsformate (Ablauf, Logistik, Raumkonzepte) in Abstimmung mit der Konferenzmanagerin
Anforderungsprofil:
Ihre Qualifikationen:
- Ausbildung: eine abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungswesen oder Hotelfach oder eine vergleichbare kaufmännische/administrative Qualifikation
- Berufserfahrung: Erfahrung in der Organisation analoger, digitaler und hybrider Konferenz- und Workshopformate idealerweise im wissenschaftlichen/öffentlichen Sektor
- Sprach- und interkulturelle Kompetenz: exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgeprägte Sozialkompetenz im Umgang mit Wissenschaftler*innen in einem internationalen Umfeld
- IT-Kenntnisse: sehr sicherer Umgang mit allen gängigen MS-Office-Anwendungen
- Arbeitsweise & Marktkenntnisse: strukturierte, zielorientierte Arbeitsweise; erste Marktkenntnisse im Raum Berlin/Potsdam sind von Vorteil
Wir ermutigen Sie, sich auch dann zu bewerben, wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir schätzen vielfältige Perspektiven und suchen eine motivierte Persönlichkeit für unser Team, da kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung selbstverständlich sind.