Sachbearbeiter (m/w/d) für den Bereich „Sitzungsdienst/Öffentlichkeitsarbeit“

Tätigkeitsprofil:

· organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Gemeindevertretung, des Hauptausschusses, der Fachausschüsse sowie der Ortsbeiräte

· Erstellung, Zusammenstellung, Bereitstellung und Versand von Einladungen, Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und Niederschriften unter Beachtung der gesetzlichen, satzungsrechtlichen und geschäftsordnungsrechtlichen Vorgaben

· Pflege des Rats- und Bürgerinformationssystems ALLRIS, einschließlich Sitzungsplanung, Vorlagenverwaltung, Datenpflege und Veröffentlichung der relevanten Sitzungsinformationen

· Protokollführung in Sitzungen sowie Nachbereitung von Ergebnis- und Sitzungsniederschriften

· Mitwirkung bei Beschlussnachverfolgung, Wiedervorlagen, öffentlichen Bekanntmachungen und Abrechnung der Sitzungsgelder

· organisatorische Betreuung der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger sowie Abstimmung mit Fachbereichen, Gremienvorsitzenden, Ortsvorstehern und Verwaltungsspitze

· Mitwirkung bei der digitalen und gegebenenfalls KI-gestützten Protokollierung nach den internen Vorgaben der Gemeinde

· Zuarbeit für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Homepage, Amtsblatt, Newsletter, Social Media, Druckerzeugnisse sowie bei Bedarf Foto- und Videoaufnahmen

· Mitwirkung bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung gemeindlicher Veranstaltungen

· Vertretung des Sekretariats der Bürgermeisterin bei Abwesenheit

Anforderungsprofil:

Erwartete Qualifikationen und Kenntnisse:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf dem Niveau C1
• sicherer Umgang mit MS Office und modernen Bürokommunikationsmitteln
• Bereitschaft, sich in ALLRIS und weitere Fachverfahren einzuarbeiten
• Kenntnisse kommunalverfassungsrechtlicher Grundlagen oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
• sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Wünschenswert:

• Erfahrungen in einer Kommunalverwaltung oder im öffentlichen Dienst
• Erfahrungen im Sitzungsdienst, in der Gremienarbeit oder in der Arbeit mit Ratsinformationssystemen
• erste Berührungspunkte mit Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsorganisation oder der Pflege digitaler Informationskanäle
• Grundkenntnisse im Datenschutz sowie im Umgang mit öffentlichen Bekanntmachungen und Veröffentlichungen

Ferner erwarten wir:

• Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
• sicheres Auftreten und gute Umgangsformen
• Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und Terminen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• Bereitschaft zur regelmäßigen fachlichen Fortbildung

Soziale Kompetenzen:

• Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• eigenverantwortliche und wirtschaftliche Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• serviceorientiertes Auftreten gegenüber Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern, Verwaltung, Öffentlichkeit und Medien