Projektassistenz und das Teilnehmer:innenmanagement (w/m/d)

Tätigkeitsprofil:

Ihre Aufgaben:

Assistenz der Projektleitung

• Terminkoordination innerhalb des Projektteams
• Buchung von Räumen
• Mitverantwortung für die Einhaltung wichtiger Termine, Abgabefristen und Projektdeadlines
• Vorbereitung des Jour Fixe (Unterlagen, Agenda, Zusammenstellungen)
• Vertretung der Projektleitung bei Veranstaltungen der ESF Regiestelle

Teilnehmer:innenverwaltung

• Vorbereitung und Zusammenstellung aller ESF Unterlagen für neue Teilnehmer:innen (Eintrittsfragebögen)
• Vorbereitung und Versand von Arbeitgeberfreistellungen
• Einholen fehlender Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit
• Pflege und Eingabe der Daten in Z EU S
• Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
• Führung und Aktualisierung aller Teilnehmendenlisten
• Überblick über Teilnehmendenstunden sowie Mitwirkung Kalkulation

Veranstaltungsmanagement

• Versand von E Mail-Einladungen und Erinnerungen
• Anmeldemanagement, Bearbeitung von Stornierungen und Nachmeldungen
• Beantwortung organisatorischer Anfragen

• Kommunikation mit Dozent:innen zu Räumen, Materialien und Abläufen
• Vorbereitung der Räume (Catering, Material, Ausstattung)
• Vorbereitung und Auslage von Handouts, Schildern und Etiketten
• Erstellung von Feedbackbögen
• Aufräumen und Endabnahme der Veranstaltungsräume

Kommunikation, Website und Marketing

• Anlegen und Betreuung von Online Veranstaltungen in Zoom
• Einpflege aller Veranstaltungen in Eveeno
• Pflege der Websiteinhalte (Typo3), inklusive kleiner HTML Anpassungen sowie Verlinkung der Anmeldungen
• Einholen von Fotofreigaben bei Veranstaltungsfotos
• Regelmäßige Websitepflege sowie Kommunikation mit der betreuenden Agentur bei technischen Problemen
• Gestaltung und Versand des IM PULS Newsletters
• Pflege und Aktualisierung der Verteiler

Sonstige Aufgaben

• Pflege von Laufwerken, Dokumenten und Materialien
• Verwaltung projektbezogener E-Mails und Vorlagen
• Auswertung und Aufbereitung der Feedbackbögen
• Zweitprüfung und Freigabe von Rechnungen in Z EU S
• Versand von Honorarverträgen an Dozent:innen

Anforderungsprofil:

• Kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder gleichwertige Qualifikation

• sicherer Umgang bei Terminkoordination sowie mit administrativen Abläufen

• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltung

• Kenntnisse der ESF-Richtlinien und Zuwendungsbestimmungen von Vorteil