Ortskraft (w/m/d) in der LV-EU in Brüssel

Bei der zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen gehörenden

Vertretung des LandesNordrhein-Westfalen bei der Europäischen Union in Brüssel

sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (Ortskraft) (m/w/d).

Die Landesvertretung in Brüssel ist die Schnittstelle zwischen den EU-Institutionen, europäischen Interessenvertretungen, dem Landtag sowie der Staatskanzlei und den Ministerien des Landes Nordrhein-Westfalen und dient einer wirksamen Vertretung der Landesinteressen auf europäischer Ebene

Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit beinhalten im Wesentlichen:

• Kommunikations- und Besprechungsassistenz: Weiterleiten von Informationen, Telefon-/E-Mail-Dienste, Terminabstimmungen, Unterlagen kopieren und zusammenstellen, Räume reservieren, Catering organisieren,
• Dienstreisemanagement: Unterstützung bei der Vorbereitung von Dienstreisen z.B. Buchung von Flügen/ Zugtickets, Hotelreservierungen,
• Schriftgut fertigen: Textdateien formatieren und versandfertig machen, Serienbriefe erstellen, Tabellen in Excel führen und die redaktionelle Unterstützung bei der Erstellung des EU-Wochenberichtes,
• Recherche/Auskünfte: Internet-Recherchen, sonstiges Einholen von Auskünften,
• Datenmanagement:Pflege und Nutzen des eingesetzten Kontaktverwaltungsmanagementsystems,
• Multimediale Content-Erstellung: Erstellung und Gestaltung von Beiträgen, Videos, Grafiken und Printmedien zur Präsentation von Veranstaltungen,
• Unterstützung bei Veranstaltungsorganisation: Planung und Durchführung von Formaten wie u.a. das NRW-Sommerfest, Fachveranstaltungen der NRW-Landesregierung.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• eine erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung oder eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung, alternativ einen Bachelorabschluss,
• Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates der europäischen Union,
• sehr gute deutsche Sprachkenntnisse (Niveau Muttersprache, C2 europäischer Referenzrahmen),
• gute Englischkenntnisse (B2 Europäischer Referenzrahmen),
• gute Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (Telefon- und Videokonferenzen),
• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere Word, Excel, Outlook,
• sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung sowie gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise.

Von Vorteil sind:

• Erfahrung in der elektronischen Bearbeitung und Verteilung von Posteingängen und Dokumenten,
• Erfahrung in der elektronischen Registraturarbeit.

Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen:

• eine ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise,
• gute Kommunikationsfähigkeit,
• hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit,
• gute Organisationsfähigkeit,
• ein freundliches und verbindliches Auftreten,
• hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit,
• zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung,
• die Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen.

Wünschenswert sind darüber hinaus:

• weitere Sprachkenntnisse, insbesondere in den Sprachen Niederländisch und Französisch,
• und die Bereitschaft, sich entsprechende Kenntnisse bedarfsgerecht anzueignen.

Was wir bieten:

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz,
• flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben,
• sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten,
• moderne technische Ausstattung,
• attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV,
• gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten.

Hier noch einige rechtliche Rahmenbedingungen und Hinweise

• Die Eingruppierung im Assistenzbereich orientiert sich an der Lohn- und Vergütungstabelle NRW für Ortskräfte (mit gesetzlicher Indexierung bzw. freiwilligen Dynamisierungen). Die Eingruppierung ist abhängig von den nachgewiesenen und dienstlich benötigten Sprachkenntnissen.
• In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen. Aufgrund der dienstlichen Notwendigkeit ist an diesem Arbeitsplatz nur eine vollzeitnahe Teilzeit (ab 32 Wochenstunden) möglich.
• Bewerbungen von Personen mit einem Masterabschluss oder einer vergleichbaren Qualifikation, die diese für eine höhere Funktionsebene (vgl. Laufbahngruppe 2.2.) qualifiziert, können für diese Stelle nicht berücksichtigt werden.

Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren

Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.

Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.

Eine Abbildung der Vielfalt in unserer Gesellschaft bei unseren Beschäftigten ist uns wichtig.

Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.

Wie können Sie sich bewerben?

Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes „Teamassistenz LV-EU“ bis zum 27. April 2026. ausschließlich per Mail an:

manuela.vandinther@lv-eu.nrw.de

Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:

• Anschreiben
• aktueller Lebenslauf
• Abschlusszeugnisse, durch die das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird
• Arbeitszeugnisse
• eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren)
• ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
• Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw).

Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Geben Sie bitte das Stichwort „Teamassistenz LV-EU“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im Pdf-Format zu übersenden.

Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen in Brüssel Frau Friederike Staat (Tel. 00322/7391 729) und Frau Dr. Kristina Wojcik (Tel. 00322/7391 737) zur Verfügung.

Für weitere Rückfragen – auch zur Vergütung – stehen Ihnen an der Landesvertretung in Brüssel Frau Manuela van Dinther (Tel.: 00322/7391 714) und in der Staatskanzlei Frau Sabrine Ahmadou-Balghot (Tel. 0049211/837 1204) zur Verfügung.