Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Registratur

Tätigkeitsprofil:

Der teilzeitgeeignete Arbeitsplatz umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:

• systematische Schriftgutverwaltung von Akten und Vorgängen im elektronischen Aktenverwaltungs-system (u. a. Ablage und Wiedervorlage des Schriftverkehrs oder Aktenvernichtung auf Anweisung)
• Zuständigkeit für Rechercheaufträge im Aktenverwaltungssystem
• termingerechte Bereitstellung von elektronischen oder analogen Akten aus den Beständen der Registratur auf Anforderung
• Vergabe von Aktenzeichen nach den Vorgaben von Aktenordnung und Aktenplan
• Veraktung von Dokumenten und zweckmäßige Aktenbildung nach dem Aktenplan
• Qualitätssicherung der Aktenführung (z. B. Überprüfung auf zweckmäßige und sinnvolle Aktenführung) bzw. Beratung der Beschäftigten des Hauses unter Anwendung des Aktenplans sowie der verbindlichen Regelungen zur Schriftgutverwaltung unter Anwendung des elektronischen Aktenverwaltungssystems
• Vorbereitung archivreifer Akten zur Abgabe an das Landesarchiv
• Überführung analoger Akten in das elektronische Aktenverwaltungssystem

Eine Änderung der Geschäftsverteilung bleibt vorbehalten.

Anforderungsprofil:

Was erwarten wir von Ihnen?

Bewerben können sich Personen mit einer der folgenden erfolgreich abgeschlossenen Berufsausbildungen:

• Verwaltungsfachangestellte/-r,
• Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement,
• Fachangestellte/-r für Bürokommunikation,
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r,
• Fachangestellte/-r für Medien- und Informationsdienste,
• Fachangestellte/-r für Arbeitsmarktdienstleistungen,
• Industriekauffrau/Industriekaufmann,
• Kauffrau/Kaufmann Groß- und Außenhandel oder
• Personen, die den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen haben.

Darüber hinaus erfüllen Sie folgende Voraussetzungen:

• gute Allgemeinbildung und ausgeprägtes politisches Interesse
• schnelle Auffassungsgabe, hohe Selektionsfähigkeit und Verantwortungsbereitschaft
• hohes Maß an Kooperationsfähigkeit und Teamfähigkeit
• gründliche und selbstständige Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• sichere Anwendung der Standardfunktionen der Softwareprodukte im Bereich der Bürokommunikation (insbesondere MS-Office)
• Berufserfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert

Von besonderem Vorteil sind zum beschriebenen Aufgabenspektrum passende und entsprechend nachweisbare Vorverwendungen, (Zusatz-)Qualifikationen bzw. Erfahrungen.