Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Staatssekretärs im Leitungsbüro

Tätigkeitsprofil:

Ihr Aufgabengebiet:

Sie unterstützen als zweite Vorzimmerkraft den Staatssekretär durch Übernahme von organisatorischen und administrativen Aufgaben und vertreten die Vorzimmerkräfte der Ministerin im gemeinsamen Leitungsbüro des MWEKE.

Hierzu gehören vorwiegend folgende Tätigkeiten:

• Büroorganisation
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Terminplanung, -koordinierung und –kontrolle, Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Zusammenstellen von Gesprächsunterlagen
• Allgemeine Textverarbeitung, selbständiger Entwurf einfacher Texte
• Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
• Gästeempfang
• Adressverwaltung, Schriftgutablage
• Organisation und Abrechnung von In- und Auslandsdienstreisen

Anforderungsprofil:

Was Sie mitbringen:

Unabdingbar:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder -kommunikation, Rechtsanwalts-, Notar-, Justiz- oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Laufbahnprüfung für den mittleren nichttechnischen Dienst oder
• abgeschlossene Berufsausbildung und erfolgreich abgeschlossene Fortbildung zur Geprüften Sekretariatsfachkraft bzw. zum/zur Geprüften Sekretär/in oder
• abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung und gleichwertige Fähigkeiten durch mindestens dreijährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich

Sonstige Anforderungen:

• routinierter Umgang mit der üblichen Bürosoftware, insbesondere MS Outlook, Word, PowerPoint und dem Internet
• gute Rechtschreibkenntnisse
• Bereitschaft zur Einarbeitung in verwaltungsinterne IT-Lösungen, z.B. EL.DOK (Dokumentenmanagementsystem der Landesverwaltung)
• Bereitschaft, die Arbeits- und Urlaubszeit an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen

Von Vorteil:

• Erfahrungen in der Vorzimmertätigkeit/Chefassistenz, zumindest im Rahmen der Ausbildung
• Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung
• Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

Weitere wichtige Kompetenzen:

• sehr gute Umgangs- und Ausdrucksformen
• freundliches Auftreten und Durchsetzungsfähigkeit
• hohe Motivation und Lernbereitschaft
• Kooperations-, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität
• gutes Organisationstalent
• Selbständigkeit und Eigeninitiative
• ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
• hohes Servicebewusstsein