Mitarbeiterin / Mitarbeiter für einen Einsatz in der Telefonzentrale

Tätigkeitsprofil:

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

• Erteilung telefonischer Auskünfte zu Aufgaben und Themen des BMJV sowie zu zuständigen Behörden und anderen Anlaufstellen einschließlich der Weitergabe entsprechender Kontaktinformationen;
• Annahme und Vermittlung von Telefongesprächen innerhalb des BMJV und in das öffentliche Telefonnetz im In- und Ausland;
• Dokumentation und organisatorische Aufgaben, insbesondere Pflege und Aktualisierung des internen Stichwortverzeichnisses sowie der für die Telefonzentrale relevanten Informationen und IT-Anwendungen.

Anforderungsprofil:

Voraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung möglichst in einem Verwaltungsberuf, im Bürobereich oder langjährige Berufserfahrungen im Verwaltungs- oder Bürobereich. Erwünscht sind weiterhin gute Kenntnisse des Aufbaus und der Abläufe in einer Verwaltungsbehörde.

Des Weiteren werden vorausgesetzt:

• ein ausgeprägtes Serviceverhalten und Verständnis für die Anliegen anderer;
• die Fähigkeit zu freundlichem und gewandtem Auftreten, auch bei schwierigen Telefonaten;
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, ein hohes Maß an Diskretion;
• Fähigkeit, auch in Konfliktsituation ruhig und besonnen zu reagieren;
• ausreichende Kenntnisse der englischen Sprache, um Telefonate entgegennehmen und weitervermitteln zu können bzw. die Bereitschaft, sich entsprechende Kenntnisse anzueignen;
• Bereitschaft zu zeitlicher Flexibilität, d.h. zur Tätigkeit nach festgelegten Dienstplänen;
• die Bereitschaft sich die speziell erforderlichen PC-Kenntnisse zur Bedienung der Vermittlungscomputer (Alcatel-Abfrageterminal) sowie Anwenderkenntnisse in Word und Excel anzueignen;
• erwartet wird auch die Bereitschaft, an den einschlägigen von der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung angebotenen Seminaren (z.B. „Erfolgreich kommunizieren am Telefon“ und / oder „Dienstleistungsorientierung in der Verwaltung“) teilzunehmen.