Mitarbeiter*in im Welcome Centre

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.200 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Im Welcome Centre für internationale Wissenschaftler*innen der Universität Heidelberg ist im Rahmen des Harvard-Kooperationsprogramms für die Zeit vom 01.05.2026 bis zum 31.12.2027 eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Welcome Centre
Teilzeit 70%

zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Beratung und Betreuung internationaler Wissenschaftler*innen im Harvard-Kooperationsprogramm auf allen Kommunikationskanälen zur Vorbereitung bzw. Durchführung ihres Forschungsaufenthalts (v. a. zu Einreiseformalitäten, Wohnungssuche, Versicherungen, ggf. Familiennachzug inkl. Kindergärten und Schulen)
• Unterstützung bei der Beantragung eines Visums bzw. einer Aufenthaltserlaubnis
• Unterstützung bei der Ausstellung von Aufnahmevereinbarungen zur Beantragung einer Aufenthaltserlaubnis für Forscher*innen nach § 18d AufenthG
• Koordination und Absprache mit verschiedenen Servicestellen an der Universität im Rahmen des Harvard-Kooperationsprogramms
• Anlage und Pflege der Daten in einer Datenbank (Portal für internationale Wissenschaftler*innen)
• Verfassen von Info-Broschüren und anderen Texten auf Deutsch und Englisch.

Ihr Profil:

• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und interkulturelle Kompetenz
• Erfahrung mit gängigen PC-Programmen und Datenbanken
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Selbstständiger und kooperativer Arbeitsstil
• Erfahrung im Umgang mit Rechtsvorschriften und Gesetzen ist von Vorteil
• Erfahrung im universitären Bereich ist von Vorteil
• Längerer Aufenthalt an einer Forschungseinrichtung oder Universität in den USA ist von Vorteil

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, und Zeugnisse) bis zum 22.03.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail mit dem Betreff „7.2 Welcome Centre“ an dezernat7@uni-heidelberg.de (mailto:dezernat7@uni-heidelberg.de) senden. Bei Rückfragen können Sie sich an Frau Nicole Tsuda (Tel.: 06221-5412721; E-Mail: nicole.tsuda@zuv.uni-heidelberg.de (mailto:nicole.tsuda@zuv.uni-heidelberg.de) ) wenden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .