Geschäftszimmer der Amtsleitung Bürgerdienste/ Wahlleitung (m/w/d)

Arbeitsgebiet:

Sekretariats- und Organisationsaufgaben im Geschäftszimmer der Amtsleitung Bürgerdienste

• Terminplanung und –überwachung für die Leitung des Amtes für Bürgerdienste, Führen der Wiedervorlageliste
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (Raumbuchung, Zusammenstellung von Unterlagen etc.)
• Koordinierung, Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Erteilen allgemeiner und fachbezogener Auskünfte, Telefondienst
• Koordinierung von Anfragen
• Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Vorgesetzte und Kolleginnen/Kollegen
• Aufbereitung von Daten für Statistiken; Auswertung von Statistiken
• Verfassung von Schriftsätzen nach Vorlage und selbständige Verfassung kurzer Schriftstücke und Präsentationen
• Führung der Protokolle für Sitzungen im Amt
• Erledigung von Sonderaufgaben auf Weisung der Amtsleitung

Geschäftsstelle der Wahlleitung (Kreiswahl-, Bezirkswahl-, Abstimmungsleitung)

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (u.a. Wahlausschüsse):

• Versendung von Einladungen
• Vorbereitung der Tagesordnung und der Niederschrift
• Sicherstellung der Bekanntmachung
• Fertigung von Dankschreiben
• Kontaktpflege

• Unterstützung bei der Prüfung der Niederschriften
• Kommunikation mit dem Landeswahlamt
• Unterstützung bei der Bearbeitung und Prüfung von Wahleinsprüchen
• Mitarbeit im Wahlamt (bei Bedarf Unterstützung des ständigen Wahlamtes bei der Vor- sowie Nachbereitung und Durchführung der Wahlen, Auszahlung von Erfrischungsgeldern u.a.)

Beschwerdestelle des Amtes für Bürgerdienste

• Sichtung, Erfassung und Priorisierung der Eingänge, Beschwerden, Anfragen, Petitionen und Anliegen für die Amtsleitung sowie Fachbereiche des Amts für Bürgerdienste
• Ansprechperson für das zentrale Beschwerde- und Impuls-Management
• Strukturierte Beschwerdebearbeitung, gfs. weitere Ermittlungen, wie Befragungen oder Klärung mit jeweiliger Fachbereichs-, Standort-, Gruppenleitung, Sachbearbeiter_in u.a.

Anforderungen:

Bei Tarifbeschäftigten (m/w/d):

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte, Kaufleute für Bürokommunikation bzw. -management bzw. Fach-angestellte für Bürokommunikation

und/oder erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I

oder vergleichbare Qualifikation

Das als Anlage beigefügte bzw. auf „ https://www.berlin.de/ba-mitte/karriere/stellenangebote (https://www.berlin.de/ba-mitte/karriere/stellenangebote) “ abrufbare Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung. Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche Kompetenzen die Stelle erfordert und ist Grundlage für die Auswahlentscheidung.

Frauen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, ist für das Auswahlverfahren eine aktuelle dienstliche Beurteilung erforderlich. Bitte veranlassen Sie, dass in Ihrer Personalakte eine entsprechende dienstliche Beurteilung enthalten ist. Zudem werden Sie gebeten, in Ihrer Bewerbung Ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte – auch durch die Beschäftigtenvertretungen – zu erklären.

Falls Sie nicht im öffentlichen Dienst tätig sind, fügen Sie ihrer Bewerbung bitte ein aktuelles qualifiziertes Arbeitszeugnis bei.

Die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist nicht erforderlich.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte innerhalb von drei Woche nach Veröffentlichung vorzugsweise online über das Karriereportal, der zentralen Bewerbungsplattform der Berliner Verwaltung, unter der folgenden Internetadresse:

https://www.karriereportal-stellen.berlin.de/Geschaeftszimmer-der-Amtsl… (https://www.karriereportal-stellen.berlin.de/Geschaeftszimmer-der-Amtsl…)

Sollte Ihnen dies ausnahmsweise nicht möglich sein, senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen direkt an das Bezirksamt Mitte von Berlin (Kontaktdaten s. http://www.berlin.de/ba-mitte (http://www.berlin.de/ba-mitte) ).