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eine Bürosachbearbeiterin / einen Bürosachbearbeiter (w/m/d) Verwaltung

Bundesarchiv
location18 Dummerstorf, Deutschland
VeröffentlichtVeröffentlicht: Gestern
Verwaltung

„Erinnerung ermöglichen“ – Arbeiten im Bundesarchiv

Gemeinsam mit unseren 2300 Mitarbeitenden sichern wir als obere Bundesbehörde an insgesamt 23 Standorten die Zeugnisse der neueren und neuesten Geschichte als Archivgut des Bundes. Als moderne Dienstleistungseinrichtung ermöglichen wir die öffentliche Nutzung des Archivguts. Mit unserer Arbeit leisten wir einen wichtigen Beitrag, um aus den Quellen der Vergangenheit Schlüsse für die Zukunft zu ziehen. Gerade in Zeiten einer riesigen Informationsflut und vieler Falschinformationen wird unsere Arbeit „als Lotsin in der Demokratie“ mehr denn je gebraucht.

Das Stasi-Unterlagen-Archivist seit 17.06.2021 Teil des Bundesarchivs. Es sichert und bewahrt die Unterlagen der Staatssicherheit der DDR und stellt sie nach den gesetzlichen Vorschriften des Stasi-Unterlagen-Gesetzes Privatpersonen, Institutionen und der Öffentlichkeit zur Verfügung.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt und auf Dauer

eine Bürosachbearbeiterin / einen Bürosachbearbeiter (w/m/d) Verwaltung

am Dienstort Rostock

Kennziffer: 25-0185

Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:

  • die Bearbeitung von Registraturvorgängen, hier insbesondere:

als zentrale Ansprechperson die Beantwortung von Rückfragen und Kontrolle der Vorgangsbearbeitung sowie die Prüfung, Korrektur und Bearbeitung eingegebener Daten, sortieren des Schriftgutes, zuordnen von Anträgen/Ersuchen nach dem StUG, registrieren von Anträgen und Ersuchen sowie Anlegen und Weiterleitung von Behördenvorgängen.

  • Mitarbeit bei der Bearbeitung von Anträgen und Ersuchen nach dem StUG, insbesondere:

die Prüfung auf Vollständigkeit der Anträge und führen des Schriftwechsels bei Unvollständigkeit der eingereichten Unterlagen, Überwachung des Rücklaufs, einleiten von Karteirecherchen, Prüfung der Karteirecherchen auf Vollständigkeit, Vorgangsverfolgung, Lesesaalbetreuung sowie Antragsannahme und Bürgerberatung.

  • Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, insbesondere:

Unterstützung der Verwaltungsleitung und der Veranstaltungsorganisation sowie Unterstützung der IT / Nutzerbetreuung vor Ort, inklusive der Verwaltung und Bedienung von Büro- und Veranstaltungstechnik.

  • Mitwirkung bei der Haus- und Liegenschaftsverwaltung, insbesondere:

Meldung, Veranlassung und Überwachung von Reparaturmaßnahmen und bei Bedarf Zuarbeit zur Beauftragung von Fachfirmen, Durchführung von Beschaffungen im Rahmen des Sofortbedarfes.Prüfung der rechnerischen Richtigkeit für interne Reparaturaufträge und Sofortbeschaffungen, Koordinierung und Überwachung aller Reinigungs- und Pflegearbeiten.

Sie bringen mit:

Unverzichtbar für die Wahrnehmung der Aufgaben ist:

  • eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Beruf, bevorzugt eine Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/r, zur/zum Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder zur/zum Kauffrau/mann Büromanagment, jeweils mindestens mit der Abschlussnote 2 (gut)

oder

  • einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I

Wesentlich sind weiterhin:

  • Kenntnisse der einschlägigen Gesetze, Verordnungen und Vorschriften, insbesondere des Stasi-Unterlagen-Gesetzes (StUG), Arbeits-, Beamten- und Verwaltungsrechts,
  • Kenntnisse in der elektronischen Datenerfassung in Datenbanken,
  • Erfahrung in der Anwendung von Software für IT-gestützte Anlagenbuchhaltung und Rechnungsprüfung (z.B. MACH) sowie Aktenbearbeitung,
  • ein sicherer Umgang mit MS Office-Produkten, insbesondere Word, Excel und Outlook,
  • gutes technisches Verständnis und Erfahrung in der Unterstützung bei technischen Abläufen und im Umgang mit Büro- und Veranstaltungstechnik,
  • Sorgfalt, eigenständige Arbeitsweise, Flexibilität sowie
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Serviceorientierung.

Wünschenswert sind zudem:

  • nachweislich mindestens einjährige Erfahrung in einem kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Beruf,
  • Erfahrungen im Bereich Hausservice- und Liegenschaftsbetreuung,
  • Grundkenntnisse des Aufbaus und der Organisation der Behörde des Bundesarchivs und des Stasi-Unterlagen-Archivs,
  • Grundkenntnisse zu Akten- und Geschäftsverteilungsplänen, Geschäftsordnungen und zur Schriftgutverwaltung.

Wir bieten Ihnen:

  • eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sehr motivierten Team und einen sicheren Arbeitsplatz mit einer Bezahlung und Eingruppierung nach Entgeltgruppe EG 6 TVöD,
  • eine statusgleiche Übernahme bis zur Besoldungsgruppe A 8 Bundesbesoldungsordnung, sofern Sie bereits verbeamtet sind (ein unmittelbarer Beförderungsanspruch ergeht aufgrund der Auswahlentscheidung nicht),
  • eine ausgewogene Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten von 06:00 Uhr bis 21:00 Uhr ohne Kernzeiten, vielfältige Möglichkeiten der Arbeit in Teilzeit,
  • bezahlte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
  • 30 Tage Urlaub und bis zu 24 Gleittage pro Jahr,
  • eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung für Tarifbeschäftigte und die Möglichkeit eines Arbeitgeberzuschusses zum Deutschlandticket Job.

Bewerbungsberechtigt sind Bewerbende, die nicht im öffentlichen Dienst tätig sind sowie Tarifbeschäftigte und Beamtinnen bzw. Beamte des mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienstes bis zur Besoldungsgruppe A 8 BBesO.

Was uns besonders wichtig ist:

Unsere Mitarbeitenden sind der wichtigste Baustein für die Erfüllung der Aufgaben des Bundesarchivs. Gemeinsam haben wir die Rahmenbedingungen für eine gute Vereinbarkeit von Beruf- und Privatleben geschaffen und verstehen uns als familienfreundlicher Arbeitgeber , der die bestehenden Angebote zur besseren Vereinbarkeit von Beruf, Pflege und Familie auch zukünftig weiterentwickeln will. Daher sind im Bundesarchiv grundsätzlich alle Arbeitsplätze auch für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet.

Das Bundesarchiv gewährleistet die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir sind bestrebt, den Frauenanteil in Bereichen zu erhöhen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Qualifizierte Frauen werden nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Inklusion ist uns ebenso ein wichtiges Anliegen. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen nach SGB IX besonders berücksichtigt.

Die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten begrüßen wir ausdrücklich.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise in deutscher Sprache bzw. amtlich beglaubigter Übersetzung über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org (http://www.kmk.org) .

Sie fühlen sich angesprochen?

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen unsere Verwaltungsleiterin Frau Hesse (030 18 665-1220).

Ihre Ansprechperson zum Auswahlverfahren ist Frau Dötsch (030 18665 - 7717).

Sie erreichen uns auch per E-Mail unter Personalgewinnung-01@Bundesarchiv.de (mailto:Personalgewinnung-01@Bundesarchiv.de) .