BÜROSACHBEARBEITUNG ALS VORZIMMERKRAFT (W/M/D); Standort Bonn; Teilzeit von 73,72%; bpb-2026-011

Tätigkeitsprofil:

• Bearbeitung von internen und externen Terminanfragen, Terminplanung und -koordinierung sowie Kalenderpflege
• Reiseplanung, -organisation und -abrechnung, inklusive Abstimmung des zeitlichen Ablaufs sowie Buchung von Reisemitteln und Unterkünften
• Büroorganisation, Postbearbeitung und -verteilung
• Organisation von Besprechungen und Konferenzen, wie Terminkoordination, Einladungen an Teilnehmende versenden sowie Besprechungsräume und -technik buchen und vorbereiten
• Zusammenstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen
• inhaltliche Aussteuerung der Terminvorbereitungen an die zuständigen Abteilungen und Referate der bpb sowie Koordinierung der Rückmeldungen
• Vertretung der Vorzimmerkraft des Präsidenten
• Bearbeitung sensibler Informationen unter Wahrung der Vertraulichkeit
• allgemeine Korrespondenzen, Schreiben nach Vorlage erstellen und Standardantworten versenden
• Überwachung von Fristen
• Bearbeitung von Wiedervorlagen
• Gästeempfang

Anforderungsprofil:

• eine erfolgreich absolvierte Ausbildung mit mindestens der Abschlussnote befriedigend als:
  • Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder
  • Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder
  • Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder
  • eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie hauptberufliche Erfahrungen im Bereich Sekretariat
• routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Dienstleistungsorientierung, ausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Eigeninitiative
• hohes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und flexible Arbeitsweise in einem abwechslungsreichen (Aufgaben-)Umfeld
• Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
• sicheres, höfliches und verbindliches Auftreten
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

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