Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Referat L.7 „Internes Krisenmanagement“ am Dienstort Bonn; …

Tätigkeitsprofil:

• Büromanagement - Sie übernehmen vielfältige Assistenz- und Büroaufgaben des Referates, dazu zählen z.B. die Betreuung des Maileingangs, das Termin- und Fristenmanagement sowie die Bearbeitung allgemeiner Anfragen. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass die Datenbestände aktuell sind und übernehmen deren Pflege sowie die Dateiablage.
• Finanzcontrolling und Budgetplanung - Sie unterstützen bei der Planung von Budgets, bei Beschaffungs- und Vergabeverfahren sowie bei der Überwachung des Abteilungshaushalts und bearbeiten Rechnungen.
• Haushaltsangelegenheiten - Sie sind die erste Ansprechperson innerhalb der Abteilung für fachlich-inhaltliche Fragen im Bereich Haushalt. Das beinhaltet insbesondere die Beratung bei der Aufstellung des jährlichen Haushalts und die Erstellung von Konzeptionen und Ausarbeitungen für den jeweiligen Adressatenkreis.
• Recherche und Reporting - Sie protokollieren Besprechungen, übernehmen eigenständig Rechercheaufgaben und bereiten die Ergebnisse adressatengerecht auf. Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen und Reports zur Unterstützung der Referatsleitung.

Anforderungsprofil:

• Sie haben eine einschlägige Berufsausbildung, z.B. zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Verwaltungsfachangestellten, die Fortbildung „Verwaltungslehrgang I“ oder eine vergleichbare dreijährige kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Alternativ besitzen Sie als Beamtin/Beamter die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst.
• Sie haben bereits mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können.
• Sie sind sicher in der Anwendung der MS-Office Standardprogramme, wie z.B. Word, Excel und Outlook.
• In Ihrer täglichen Arbeit ist es Ihnen wichtig, selbständig gute und konstruktive Lösungen zu finden, die Sie eigeninitiativ, strukturiert und serviceorientiert in ein Team einbringen.
• Sie haben Spaß an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Kooperationspartnern und tragen mit Ihrem offenen und freundlichen Kommunikationsstil zum guten Klima und erfolgreicher Arbeit im Team bei.
• Gute mündliche und schriftliche deutsche Sprachkenntnisse (C 1 gem. GER) runden Ihr Profil ab. Von Vorteil wären auch Grundkenntnisse in Englisch (mündlich und schriftlich gem. A 2 GER).
• Sie haben idealerweise Erfahrungen oder Kenntnisse im Zivil- und Katastrophenschutz gesammelt, z.B. durch ehrenamtliches Engagement bei einer Feuerwehr, einer Hilfsorganisation oder dem THW.
• Gelegentliche und in der Regel gut planbare Dienstreisen stehen Sie offen gegenüber.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

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