Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Referat L.5 „Ressourcenmanagement“; Bonn; unbefristet; BBK-2026-083

Tätigkeitsprofil:

• Administration – Sie betreuen den Maileingang des Referates, übernehmen das Termin- und Fristenmanagement und bearbeiten allgemeine Anfragen. Sie stellen sicher, dass die Datenbestände aktuell sind und übernehmen deren Pflege sowie Dateiablage.
• Ressourcenmanagement – Bei der Erstellung von Konzepten, Leitfäden, Handreichungen und Prozessen im Bereich des Ressourcenmanagements des BBK (z.B. MEDEVAC und - und Fähigkeitsmanagements) unterstützen Sie die Kolleginnen und Kollegen des Referates.
• Operative Mitwirkung – Sie nehmen Informationen und Meldungen auf, die national und international im Rahmen der Hilfeleistungsprozesse eingehen und bearbeiten diese. Dazu stehen Sie auch mit den Stakeholdern – national und international – im Kontakt und beraten diese bei Bedarf.
• Qualitätsmanagement (QM) – Sie sichten und bewerten eingehende QM-Meldungen aus der operativen Vorgangsbewertung und erarbeiten einen Lösungsvorschlag für die Sachbearbeitungen. Sie wirken mit bei der Erstellung von Vorschlägen zur Verbesserung von Abläufen und Prozessen.
• Querschnittsaufgaben– Sie unterstützen die Referatsleitung und die Mitarbeitenden bei ihren vielfältigen fachlichen Aufgaben. Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, unterstützen bei der Erstellung von Dokumenten und Vorlagen für die Programmabwicklung und übernehmen die Verantwortung für die Aktenführung.

Anforderungsprofil:

• Sie haben eine einschlägige Berufsausbildung, z.B. zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellten, die Fortbildung „Verwaltungslehrgang I“ oder eine vergleichbare dreijährige kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Alternativ besitzen Sie als Beamtin/Beamter die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst.
• Sie haben mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können sowie idealerweise auch im Qualitätsmanagement.
• Sie sind sicher in der Anwendung der MS-Office Standardprogramme (Word, Excel, Outlook etc.).
• In Ihrer täglichen Arbeit ist es Ihnen wichtig, selbständig gute und konstruktive Lösungen zu finden, die Sie eigeninitiativ, strukturiert und serviceorientiert in ein Team einbringen.
• Sie haben Spaß an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Kooperationspartnern und tragen mit Ihrem offenen und freundlichen Kommunikationsstil zum guten Klima und erfolgreicher Arbeit im Team bei.
• Gute mündliche und schriftliche deutsche Sprachkenntnisse (C1 gem. GER) sowie Englischkenntnisse (B1 gem. GER) runden Ihr Profil ab.
• Sie haben idealerweise Erfahrungen oder Kenntnisse im Zivil- und Katastrophenschutz gesammelt, z.B. durch ehrenamtliches Engagement bei einer Feuerwehr, einer Hilfsorganisation oder dem THW.
• Gelegentlichen und in der Regel gut planbaren Dienstreisen stehen Sie offen gegenüber.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

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