Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (w/m/d) für das Referat G.1 „Grundsatzfragen Bevölkerungsschutz und Zivile …

Tätigkeitsprofil:

• Büromanagement - Sie übernehmen vielfältige Assistenz- und Organisationsaufgaben des Referates. Dazu zählen u.a. die Betreuung des Maileingangs, das Termin- und Fristenmanagement im Rahmen des referatsinternen Controllings sowie die Pflege und Archivierung im digitalen Aktenführungssystem.
• Recherche und Reporting - Sie protokollieren Besprechungen, übernehmen eigenständig Rechercheaufgaben und bereiten die Ergebnisse adressatengerecht auf. Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen und Reports zur Unterstützung der Referatsleitung.
• Geschäftszimmer - Sie übernehmen zudem die Vertretung im Geschäftszimmer der Abteilung G. In dieser Funktion übernehmen Sie die Assistenz- und Organisationsaufgaben der Abteilung und unterstützen bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Anforderungsprofil:

• Sie haben eine einschlägige dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich, z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellten erfolgreich abgeschlossen oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst.
• Sie verfügen über mehrjährige hauptberufliche Erfahrung in der Büroorganisation, idealerweise im öffentlichen Dienst, sowie im Umgang mit elektronischen Aktenführungssystemen, vorzugsweise mit der E-Akte Bund.
• Sehr gute Kenntnisse in allen MS-Office-Programmen setzen wir voraus.
• Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen stets diplomatisch und souverän auf.
• Sie zeichnen sich durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick sowie Eigeninitiative aus und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben stets den Überblick.
• Sie kommunizieren adressatengerecht, treten souverän auf und arbeiten vertrauensvoll mit unterschiedlichen Ansprechpersonen zusammen.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

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