Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (w/m/d) für das Referat G.1 „Grundsatzfragen Bevölkerungsschutz und Zivile …

Tätigkeitsprofil:

• Büromanagement – Sie decken die gesamte Bandbreite aller anfallenden Assistenz- und Organisationsaufgaben des Referates ab.
• Aktenführung – Sie übernehmen das Anlegen, Sortieren, Verknüpfen und Archivieren von Vorgängen und Dokumenten in der E-Akte Bund.
• Fristenmanagement – Sie führen das referatsinterne Controlling über die termingerechte Aufgabenerfüllung.
• Recherche und Reporting – Sie protokollieren Besprechungen, übernehmen eigenständig Rechercheaufgaben und bereiten die Ergebnisse adressatengerecht auf. Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen und Reports zur Unterstützung der Referatsleitung.
• Geschäftszimmer - Sie übernehmen zudem die Vertretung der Büromanagerin / des Büromanagers des Geschäftszimmers der Abteilung G. In dieser Funktion übernehmen Sie die Assistenz- und Organisationsaufgaben der Abteilung und unterstützen bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Anforderungsprofil:

• Sie verfügen über eine dreijährige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellten oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst des Bundes oder der Länder.
• Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen stets diplomatisch und souverän auf.
• Sehr gute Kenntnisse in allen MS-Office-Programmen setzen wir voraus.
• Idealerweise haben Sie bereits mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können und bringen Erfahrung in der digitalen Aktenführung einer Behörde mit.
• Sie zeichnen sich zudem durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit aus und übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK

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