Bürosachbearbeiter/in (w/m/d) in der Schriftgutverwaltung und Vorzimmervertretung
Das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung M-V erfüllt mit seinen rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vielfältige Aufgaben im Bereich der Haushalts-, Finanz- und Steuerpolitik, des staatlichen Bauwesens, der Landesbeteiligungen sowie der Verwaltungs- und Staatsmodernisierung. Wir suchen Bewerberinnen und Bewerber, die ein Interesse an einer vielseitigen Tätigkeit in unserem Haus haben. Zukünftiger Arbeitsort ist Schwerin, die Landeshauptstadt in Ostseenähe mit einem hohen Freizeitwert und guten Betreuungsmöglichkeiten für Kinder.
Ihre Aufgaben:
Servicebereich Schriftgutverwaltung und Organisation
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (elektronisch und Papierform)
- Aufgaben der Schriftgutverwaltung/Registratur (SSV), einschließlich Bereitstellung, Nachscannen sowie Archivierung und Aussonderung von Akten
- Erfassung elektronischer Post im besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo) und im E-Rechnungs-Postfach
- Aktenrecherche, Aktenanforderung und Überwachung von Rückgaben
- Führung der Verteilstelle für Länderpost sowie Versand von Publikationen
- Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Pflege von Übersichten und Listen
- Übernahme von Sonderaufgaben nach Weisung
Vorzimmerassistenz (Vertretungsfall)
- Unterstützung der Vorzimmer der Abteilungsleitungen
- Terminkoordination und Fristenüberwachung
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen
- Bearbeitung des Posteingangs der Abteilung
- telefonische und schriftliche Korrespondenz
Ihr Profil:
Sie verfügen über
- eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement (bzw. die entsprechenden Vorgängerberufe),
- nachgewiesene Berufserfahrung (qualifiziertes Arbeitszeugnis) in der Bürosachbearbeitung von mindestens 3 Jahren, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung,
- sichere Kenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, MS Office und gängiger Standardsoftware,
- eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise,
- Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur Prioritätensetzung und
- besitzen ein sicheres, freundliches und vertrauenswürdiges Auftreten
Wünschenswert sind:
- Kenntnisse und Erfahrungen aus der Kommunal-, Landes- oder Bundesverwaltung
- Kenntnisse der Aktenordnung
- mehrjährige Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung oder Vorzimmerassistenz
Nähere Informationen zur Bewerbung finden Sie unter:
https://karriere-in-mv.de/stelle/15373-buerosachbearbeiter-in-w-m-d-in-… (https://karriere-in-mv.de/stelle/15373-buerosachbearbeiter-in-w-m-d-in-…)