Bürosachbearbeiterin bzw. Bürosachbearbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Vizepräsidenten

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) sucht für eine unbefristete Einstellung

eine Bürosachbearbeiterin bzw. einen Bürosachbearbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Vizepräsidenten

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz. Als zentraler Dienstleister der Justiz und Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr erfüllt das BfJ vielfältige Aufgaben. Dafür sorgen am Dienstsitz Bonn rund 1.400 Beschäftigte an drei Standorten.

Für das Vorzimmer des Vizepräsidenten suchen wir eine qualifizierte und dynamische Kraft, die in der Lage ist, die Hausleitung mit organisatorischem Geschick, Eigeninitiative und Fachkompetenz zu unterstützen und die Aufgaben eines Vorzimmers an zentraler Stelle effizient wahrzunehmen. Eine strukturierte Arbeitsweise und eine ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation werden ebenso vorausgesetzt wie absolute Diskretion und Loyalität. Sie übernehmen zudem Bürosachbearbeitungsaufgaben im Präsidialbüro.

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Leitung
• eigenverantwortliche Organisation des Kalenders des Vizepräsidenten inklusive vorausschauender Tages- und Wochenplanung
• Koordinierung und Vor- und Nachbereitung von Terminen (insbesondere Zu- und Absagen, Anfordern von Zuarbeiten, Erstellung und Nachbereitung der Tagesmappen, Ergebnissicherung)
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs des Vizepräsidenten (Posteingang und -ausgang)
• telefonische und schriftliche Korrespondenz
• Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume
• Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen, einschließlich Fahrtenplanung, Bahn- und Hotelbuchung sowie Reisekostenabrechnung
• Terminkontrolle und Wiedervorlagen für das Büro des Vizepräsidenten
• Sonderaufgaben nach Weisung der Leitung
• Vertretung und gegenseitige Unterstützung im Team der Vorzimmerkräfte
• Redaktion der wöchentlichen Hausnachrichten (Koordination der Beiträge, Erstellung barrierefreier Dokumente)

Daneben sind Sie als Assistenz im Präsidialbüro tätig.

Hier erwarten Sie:

• Organisation von Terminen und Veranstaltungen der Leitungseinheit inklusive Abrechnungen / Bewirtungsanträge
• Unterstützung bei der Bündelung, Koordination und Beantwortung von Anfragen
• Führen von Listen, Tabellen, Statistiken und Verzeichnissen
• Mit- und Zuarbeit in allgemeinen Verwaltungsangelegenheiten (z.B. Sachstandsanfragen, Bearbeitung von Verfügungen)
• Dokumenten- und Ablagenmanagement im Bereich der E-Akte Bund, Fachadministration im Bereich der E-Akte Bund
• Administration des Berichtswesens (Erlasse BMJV, Schreiben der Hausleitung)

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung zum oder zur Justizfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten, Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Notarfachangestellten, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
• nachgewiesene Berufserfahrung im genannten Aufgabenbereich
• dienstleistungsorientiertes Aufgabenverständnis
• höfliches und verbindliches Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• eine hohe Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität
• gute und rasche Auffassungsgabe, ausgeprägte Fähigkeit zum sorgfältigen und selbstständigen Arbeiten, auch unter Zeitdruck
• strukturierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur Selbstorganisation
• Organisationsgeschick, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit
• Freude an der Teamarbeit und am Kontakt mit Menschen
• gute Kenntnisse hinsichtlich IT-Technik und moderner Bürokommunikationsmittel sowie Standard Office-Anwendungen (z.B. Outlook, Word, Excel)
• Bereitschaft, sich in E-Akte, Datenbanken und weitere Anwendungen einzuarbeiten
• Anwesenheit in der Dienststelle montags bis freitags von 8:00 Uhr bis 15:30 Uhr aufgrund der Servicefunktion des Vorzimmers grundsätzlich erforderlich; ebenso die Bereitschaft zu zeitlicher Flexibilität, d.h. zu Tätigkeiten den dienstlichen Erfordernissen entsprechend auch außerhalb der regulären Dienstzeiten
• eine Erklärung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz bzw. die Bereitschaft, sich einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen

Wir bieten:

• für Tarifbeschäftigte eine Vergütung nach E 7 TVöD Bund
• für Beamtinnen und Beamte eine Besoldung bis A 8 BBesO im Wege der Abordnung mit dem Ziel der Versetzung
• spätere Möglichkeit der Verbeamtung bei Vorliegen der Voraussetzungen
• leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, ggfs. Gewährung von Trennungsgeld oder Umzugskostenvergütung
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Standortsicherheit Bonn und sehr gute Anbindung an den ÖPNV

Die Stellenbesetzung kann erst nach erfolgreich abgeschlossener Sicherheitsüberprüfung erfolgen. Eine Bewerbung ist bereits ohne eine abgeschlossene Sicherheitsüberprüfung möglich.

Die Stelle ist unter Berücksichtigung der o.g. Anwesenheitszeiten bedingt zur Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten geeignet. Ortsflexibles Arbeiten ist aufgrund der Servicefunktion und der erforderlichen Präsenz im Vorzimmer nur in eingeschränktem Umfang möglich.

Begrüßt werden Bewerbungen aller Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrer Religion und Weltanschauung, ihrem Alter sowie ihrer sexuellen Identität oder Orientierung.

Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des SGB IX be­vorzugt berücksichtigt; von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist der Nachweis der Anerkennung in Deutschland bzw. der Gleichwer­tigkeit mit einem deutschen Abschluss erforderlich. Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org/zab (http://www.kmk.org/zab) .

Für Ihre Bewerbung ist zwingend das unter www.bundesjustizamt.de/stellenausschreibungen (http://www.bundesjustizamt.de/stellenausschreibungen) eingestellte Be­werbungsformular zu nutzen. Dort finden Sie auch unsere Datenschutzhinweise. Das Bewerbungsformular ist Ihrer Bewerbung ausgefüllt beizufügen.

Richten Sie Ihre vollständige Bewerbung (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate) mit dem Bewerbungsformular (als separate PDF-Datei) bis spätestens

15. März 2026

in elektronischer Form an: bewerbungen@bfj.bund.de (mailto:bewerbungen@bfj.bund.de) (mit zwei Anlagen jeweils als PDF-Datei mit max. 8 MB)

oder

an folgende Adresse:

Bundesamt für Justiz

Personalgewinnung

53094 Bonn

zum Aktenzeichen 2325/6 – P1 56/2026.

Für Inhaberinnen und Inhaber von De-Mail-Konten ist der Zugang für eine verschlüsselte Zusendung über das Postfach post@bundesjustizamt.de-mail.de (mailto:post@bundesjustizamt.de-mail.de) eröffnet.

Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt.

Bei Rückfragen stehen in der Personalverwaltung Frau Gerhards (Tel. 0228 99 410-4294) sowie für den Fachbereich Frau Thuy (Tel. 0228 99 410-6562) gerne zur Verfügung.

- Referat I 1 –