Tätigkeitsprofil:
Sie unterstützen die Leitung und den wissenschaftlichen Stab der Monopolkommission und übernehmen eine zentrale Assistenz- und Organisationsfunktion in der Geschäftsstelle. Dabei sorgen Sie dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe zuverlässig funktionieren.
- Leitungs- und Organisationsassistenz: Sie behalten Termine, Fristen und offene Vorgänge im Blick, koordinieren organisatorische Abläufe und unterstützen die Geschäftsstellenleitung im laufenden Geschäftsbetrieb.
- Veranstaltungs- und Terminorganisation: Sie bereiten Sitzungen, Veranstaltungen und sonstige Termine eigenständig organisatorisch vor und nach, koordinieren Teilnehmende und externe Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und betreuen bei Bedarf auch digitale Formate.
- Administrative Vorgänge: Sie prüfen, erfassen und verfolgen Rechnungen, unterstützen bei Inventarisierung und Beschaffungen, bearbeiten den Postein- und -ausgang und organisieren Dienstreisen.
- Dokumenten- und digitale Arbeitsorganisation: Sie sorgen für eine strukturierte digitale Ablage, pflegen gemeinsame Arbeitsbereiche und unterstützen bei standardisierten digitalen Arbeitsabläufen sowie der regelkonformen Archivierung.
- Digitale Unterstützung: Sie sind erste organisatorische Anlaufstelle bei einfachen Anwenderfragen, leiten IT-Anliegen an die zuständigen Stellen weiter und übernehmen nach Einarbeitung einfache standardisierte Unterstützungsaufgaben bei digitalen Arbeitsmitteln.
- Weitere Aufgaben: Sie bestellen und inventarisieren Fachliteratur und Zeitschriften und übernehmen vergleichbare organisatorische und administrative Aufgaben, die sich aus der Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe ergeben.
Anforderungsprofil:
- Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter oder einen erfolgreich abgeschlossenen Angestelltenlehrgang
oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement bzw. zu einem inhaltlich entsprechenden, früheren Ausbildungsberuf (z. B. Fachangestellte bzw. Fachangestellter für Bürokommunikation, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation o. ä.)
oder
- gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen, erworben durch eine langjährige einschlägige Berufstätigkeit vorzugsweise im Vorzimmer/Sekretariat einer wissenschaftlich orientierten Organisation.
Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen:
- Sicherer Umgang mit modernen digitalen Büro- und Kommunikationsanwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel, sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich zügig in neue digitale Arbeitsmittel und Fachanwendungen einzuarbeiten
- Aufgeschlossenheit gegenüber neuen digitalen Arbeitsweisen und KI-gestützten Anwendungen sowie die Bereitschaft, diese nach entsprechender Einarbeitung sicher und verantwortungsvoll einzusetzen
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge, Termine und Fristen parallel zuverlässig zu steuern
- Sicheres und verbindliches Auftreten im Kontakt mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern; auch bei kurzfristigen Änderungen und parallelen Anfragen behalten Sie den Überblick
- Eine selbstständige, sehr sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere bei administrativen und vertraulichen Vorgängen
- Bereitschaft, sich in die fachspezifischen Vorschriften einzuarbeiten, sowie eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
- Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil