Zuordnung, Bearbeitung und Verteilung von Posteingängen sowie Verwaltung von Akten und Archivbeständen; Durchführung von Scanprozessen inklusive Validierung, Signierung, Archivierung sowie Bearbeitung von Fehlscans.
Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost inklusive Abholung, Sortierung, Verteilung und Versandvorbereitung; Übernahme administrativer Aufgaben wie Überwachung des Portoguthabens, Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Führung von Statistiken
Prüfung der Posteingangsart sowie Bearbeitung und Zuordnung von Posteingängen. Erfassung, rechnerische Prüfung, Kontierung und Anweisung von Rechnungen
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Unterstützung bei Catering und Veranstaltungen im Haus
Vorgänge den zuständigen Personen im Haus vorlegen
Betreuung und Koordination von Besucher/innen am Empfang sowie Feststellung des Besuchszwecks und Benachrichtigung der zuständigen Ansprechpartner; Annahme und Koordination von Anrufen sowie Bearbeitung von Telefonrückläufern und gegebenenfalls Vermittlung von Auslandsgesprächen
Anforderungsprofil:
Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden, medizinischen oder kaufmännischen Beruf oder
Eine abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Verwaltungserfahrung
Anwendungskenntnisse in MS Office
Anwendungskenntnisse in BG-Standard oder Bereitschaft diese zu erwerben
Führerschein Klasse B
Körperliche Belastbarkeit
Du arbeitest wertschätzend und vertrauensvoll mit anderen gemeinsam am Erfolg.
Du setzt Ressourcen gesundheitsfördernd und effizient ein.
Du überzeugst durch offene, wirkungsvolle und zeitgemäße Kommunikation.
Du stellst die Kundin/den Kunden in den Mittelpunkt deines beruflichen Handelns.
Du leistest durch dein zielgerichtetes Handeln einen nachhaltigen Beitrag zum Arbeits- und Gesundheitsschutz.
Du triffst überlegt ergebnisorientierte Entscheidungen und stehst dazu.
Du bist in der Lage, Sachverhalte zu durchdringen.
Du bist motiviert, die Aufgabe als Bearbeitung Service und Rechnungsbearbeitung erfolgreich auszuführen.
Du bist bereit, dich weiterzubilden.
Du bist bereit, Dienstreisen durchzuführen. Diese werden frühzeitig bekannt gegeben bzw. sind planbar.
