Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung

Tätigkeitsprofil:

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination anfallender Termine.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Terminen inkl. Protokollführung.
• Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen (DE/EN).
• Koordination der Kommunikation zwischen Geschäftsführung, sowie internen und externen Stakeholdern.
• Planung, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich der Reisekostenabrechnung.
• Diskrete Bearbeitung sensibler und vertraulicher Informationen.
• Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsunterstützung.
• Optimierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen im Umfeld der Geschäftsführung.

Anforderungsprofil:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im kaufmännischen Bereich, im Bereich der Bürokommunikation oder in angrenzenden Bereichen,
• mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position,
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und professionelle Präsentations-fähigkeiten in verhandlungssicherer deutscher (C1) und englischer Sprache (C1),
• einen selbstständigen, strukturierten, eigeninitiativen sowie teamorientierten Arbeitsstil,
• ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Serviceorientierung,
• sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen,
• hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit,
• eine flexible und offene Denkweise sowie die Fähigkeit, im Team kreative Lösungen zu finden,
• einen sicheren Umgang mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag,
• Erfahrung mit fachspezifischen Anwendungen, vorzugsweise mit CRM-, Dokumentenmanagement- oder ERP-Systemen.