Assistenz (m/w/d) wahlweise in Halle (Saale) oder Berlin

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Verwaltung

Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltung und Veröffentlichungen. Dazu gehören: Erstellung von Adressverteilern, Pflege und Ergänzung von Adressdatenbanken (Microsoft Dynamics) und Versand der Einladungen/Serienbriefe, Bearbeitung der Rückläufe sowie sonstige Korrespondenz; Abwicklung von Beschaffungen inkl. Recherche, Angebotseinholung, Auswahl, Verhandlung und Beauftragung sowie Überwachung von Dienstleistern in Absprache; Gästebetreuung bei Veranstaltungen.
Sekretariatsaufgaben. Dazu gehören: Terminplanung und -überwachung Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Beschaffungsmanagement (MACH-System), Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, ggf. Protokollführung, Aktenführung, Führen von Statistiken, Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung, Versandmanagement, Materialverwaltung, deutsch- und englischsprachige Korrespondenz nach skizzierten Angaben.

abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent oder ein anderer vergleichbarer Berufsabschluss oder ein Hochschulabschluss, jeweils in Verbindung mit einschlägigen Kenntnissen und/oder Erfahrungen im Assistenz-, Büro-, Sekretariats- oder Veranstaltungsbereich; sowie 2 Jahre Berufserfahrung
Berufserfahrung in einer wissenschaftlichen Einrichtung ist von Vorteil
sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme
sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert
sorgfältige Arbeitsweise und Eigeninitiative; Freude an der Arbeit in einem motivierten Team
Erfahrung im Veranstaltungs- und Publikationsmanagement sind von Vorteil
Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb Deutschlands