Assistenz (m/w/d) für die Präsidentin und die Geschäftsführung

Tätigkeitsprofil:

• Assistenz der ehrenamtlichen Präsidentin und des hauptamtlichen Geschäftsführers (u.a. Terminmanagement, Sitzungsvorbereitung),
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
• unterschriftsreife Vorbereitung von Korrespondenz nach Vorgaben,
• selbstständige Korrespondenz u.a. mit den Sekretariaten der MWS-Institute,
• Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten und Berichten,
• Pflege der Adressdatenbank und entsprechende Aktualisierung der Homepage,
• Zusammenarbeit mit Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement.

Anforderungsprofil:

Wünschenswert ist eine mit guten bis sehr guten Ergebnissen abgeschlossene einschlägige Ausbildung. Darüber hinaus erwarten wir:

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveau C2, Englisch mindestens Niveau B2),
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen,
• sehr gute mündliche und schriftliche, stilsichere Kommunikationsfähigkeit,
• ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz,
• Belastbarkeit, Flexibilität und hohe Lernbereitschaft,
• sehr gutes Organisationsvermögen,
• ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Problemlösungskompetenz,
• sicherer Umgang mit MS Office.

Ein gutes Verständnis bzw. Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Universitätsumfeld sind wünschenswert. Kenntnisse in Typo3 und Adressdatenbanken (z.B. COBRA) sind von Vorteil.