Assistenz (m/w/d) für den Direktor

Tätigkeitsprofil:

• Erledigung aller Sekretariatsaufgaben für das Büro des Direktors
• Terminmanagement, Fristenüberwachung und Wiedervorlagen
• Selbstständige Führung des Postein- und -ausgangs sowie der Korrespondenz
• Telefonische Auskunftserteilung und Besucherbetreuung
• Allgemeine Schreibarbeiten nach Vorlage, Stichpunkten
• Kontinuierliche Aktualisierung und Ergänzung der internen Informationsseiten der BBAW (Infothek)
• Manuelle und digitale Datenpflege und -archivierung
• Führen von Protokollen/Ergebnisprotokollen bei Arbeitsberatungen
• Mitwirkung beim Einholen von Angeboten und Vorbereiten der Vergabe von Leistungen für Beratungen
• Organisatorische Vorbereitung und Ablaufkoordination von Gremiensitzungen, Beratungen und Besprechungen des Direktors und der Referate der Abteilungen Forschung und der Abteilung Finanzen, Personal und Services
• Organisation und Abstimmung von internen Schulungen

Anforderungsprofil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen anerkannten Ausbildungsberuf (z.B. Verwaltungsfachangestellte, Fachangestellte für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau) bzw. gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• Fundierte Kenntnisse und souveräne Anwendung der MS-Office-Anwendungen
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (C2); Stilsicherheit in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein ausgeprägtes Organisationsgeschick, Belastbarkeit und eine ergebnisorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikations-, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
• Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit runden Ihr Profil ab