Assistenz (m/w/d)

Tätigkeitsprofil:

• Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltung und Veröffentlichungen. Dazu gehören: Erstellung von Adressverteilern, Pflege und Ergänzung von Adressdatenbanken (Microsoft Dynamics) und Versand der Einladungen/Serienbriefe, Bearbeitung der Rückläufe sowie sonstige Korrespondenz; Abwicklung von Beschaffungen inkl. Recherche, Angebotseinholung, Auswahl, Verhandlung und Beauftragung sowie Überwachung von Dienstleistern in Absprache; Gästebetreuung bei Veranstaltungen.
• Sekretariatsaufgaben. Dazu gehören: Terminplanung und -überwachung Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Beschaffungsmanagement (MACH-System), Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, ggf. Protokollführung, Aktenführung, Führen von Statistiken, Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung, Versandmanagement, Materialverwaltung, deutsch- und englischsprachige Korrespondenz nach skizzierten Angaben.

Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent oder eine vergleichbare Ausbildung sowie 2 Jahre Berufserfahrung
• sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme
• sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sorgfältige Arbeitsweise und Eigeninitiative; Freude an der Arbeit in einem motivierten Team
• Berufserfahrung in einer wissenschaftlichen Einrichtung ist von Vorteil