Assistenz der Schulleitung (m/w/d) in der Abteilung Verwaltung (E5 TV-L)

Tätigkeitsprofil:

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Sekretariatsaufgaben/Vorzimmer der Schulleitung (Pflege von Adressdatenbanken, Kopierarbeiten, Versendung von Unterlagen, Führen von Telefonaten, Besuchermanagement)
• Professionelles Management des Sekretariats und Bürobetriebs, aktive Unterstützung und Entlastung der Schulleitung, Koordinierung von Vorgängen und Prozessen
• Büro und- Schreibarbeiten
• Abwicklung und Bearbeitung von Korrespondenz: Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung, selbstständige Gestaltung von Schriftstücken und Schriftverkehr nach Diktat und Stichworten, Erstellung von E-Mails und Serienbriefen
• Dokumentenverwaltung
• Erledigung von Rechercheaufträgen
• Überwachung der Wiedervorlagen, Termine und Fristen
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen
• Organisation von Terminen und anderen Veranstaltungen der Dienststellenleitung und der Abteilungsleiter/innen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben
• Erstellung von Arbeitsvorlagen für Besprechungen
• Unterstützung der Lehrgangsverwaltung bei Bedarf
• Unterstützung der Verwaltung bei Bedarf
• Vertretung der VIS-Scanstelle
• Vertretung der Poststelle

Anforderungsprofil:

Geforderte Qualifikationen:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare bzw. für die Übernahme der oben genannten Aufgaben geeignete Qualifikation

(Hinweis: Der Ausbildungsberuf Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement fasst die bisherigen Berufsbilder der Bürokaufleute, der Kaufleute und der Fachangestellten für Bürokommunikation zusammen. Bewerbende mit dem Abschluss „Facharbeiter für Schreibtechnik“ sind unter Nachweiserbringung einer anerkannten Gleichstellung der vorgenannten Berufsbilder ebenfalls bewerbungsberechtigt.)

• sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (gute Schreibleistung sowie deutsche Sprach- und Rechtschreibsicherheit)
• Loyalität, Verschwiegenheit
• Organisationsgeschick
• eigenständige Arbeitsweise
• sicherer Umgang bei der elektronischen Datenverarbeitung mit üblicher Bürosoftware (MS Office)
• gute systematische Arbeits- und Büroorganisation
• Bereitschaft zur Teilnahme an erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen
• Bereitschaft zur Mehrarbeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten bei besonderen Lagen, z. B. Großschadenslage

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Freude am Umgang mit Menschen sowie ein freundliches und sicheres Auftreten
• Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Mobilität, soziale Kompetenz, Kommunikations- und Teamfähigkeit
• ein hohes Maß an Flexibilität
• Kenntnisse im Bereich der Feuerwehr und des Katastrophenschutzes
• Erfahrungen als Mitglied einer Freiwilligen Feuerwehr sind besonders erwünscht
• Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. VIS, Easy, Docuware, ELO, D3)
• Berufserfahrungen in einem Sekretariat bzw. Vorzimmer in einer öffentlichen Verwaltung und/oder im Bereich der Organisation von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen
• Gültiger Führerschein der Klasse B